p2mozisoft

Vannak olyan cégek, akik kevés termékkel, szolgáltatással dolgoznak (pl. szervizek, fuvarozók, gyártók), viszont vannak olyan cégek is, akik több ezer cikkel dolgoznak. Ezeknek a cikkeknek a felvitele, karbantartása, a hozzá kapcsolódó beszerzési árak, eladási árak frissítése több ezer cikknél nem kis terhet ró ezekre a cégekre (több ezer terméknél ez akár több alkalmazott is csak ezzel foglalkozik napi nyolc órában) – ha erre nincs helyi informatikai megoldás.
Ha a beszállítók nem tudnak adni csak nyomtatott árlistát, cikktörzset, akkor ez nem nagyon kerülhető el. Bár ma már az OCR programok elég jó hatékonysággal ismernek fel szöveget, talán meg lehet próbálkozni egy lapolvasás, szövegfelismerés, majd ellenőrzéssel (az első próba alkalmával úgyis eldől, hogy ez járható folyamat-e).
A szerencsésebb cégek ezeket az adatokat megkapják valamilyen adatállományban (remélhetőleg ma már Ők vannak többen, a legjobb az lenne, ha minden rendszer kommunikálni tudna a másikkal, de ez még nagyon távoli jövő, és elég komoly állami szabályozást kívánna). Ezek a formátumok többsége konvertálható más formátumba. Talán az „XLS” formátum a legelterjedtebb, mivel ma már szinte az összes rendszer képes adatokat exportálni ebbe a formátumba. Számukra készítettünk egy speciális importálási lehetőséget a Teller rendszerünkbe.
„XLS” import sablonokat lehet készíteni (korlátlan számban), ahol meg lehet mondani, hogy melyik oszlop milyen adatot tartalmaz (egy adat akár több oszlopból is állhat). A sablont el lehet menteni, mondjuk a beszállító nevén. Majd a sablont kiválasztva, az „XLS” állomány betölthető a rendszerbe.
A betöltés lehet új, vagy módosítás. A termékneve, ha már létezik a rendszerben, akkor csak a többi adat kerül módosításra, ha még nem létezik, akkor pedig rögzítésre kerül, mint új termék. Az import tudja kezelni a beszerzési és eladási árakat is. Eladási árakat (ha nincs az import állományban), akkor egy szorzó segítségével tudjuk automatikusan módosítani.
Ezzel a módszerrel több ezer termék beolvasása, frissítése akár egy perc alatt is elvégezhető.

Folyamat leírása:
1. sablon létrehozása (Terméktörzs\Új gomb menü\Adatok importálása(XLS állományból). Ekkor kiválasztjuk az adatokat tartalmazó XLS állományt. Majd meg kell adnunk a beolvasáshoz szükséges sablon paramétereket

A sablont mentsük el olyan néven, ami az importált adatokat meghatározza (ez legtöbbször a beszállító neve). Az importált adatok előszőr egy táblázatban jelennek meg (itt még lehetőségünk van sorok törlésére, adatok átírására, vagy visszalépésre és a sablon módosítására).
2. Sablon használata. (Terméktörzs\Új gomb menü\Import,Update(XLS-ből sablon alapján). Kiválasztjuk a sablont, majd az XLS-adatok helyét megdjuk és már importálódnak is az adatok egy előnézet után.

Eddig is volt lehetőségünk adatok importálására CSV formátumból. De ez egy viszonylag kötött művelet volt. Először ki kellett exportálni az adatokat, hogy megtudjuk a CSV formátumát (az egyes oszlopok sorrendjét), majd ugyanilyen formátumú CSV-t kellett készítenünk az adatainkból, és az így elkészült adatokat tudtuk importálni. Ezt minden egyes importálásnál el kellett játszani. Viszont a XLS-import sablonok használatával reméljük sikerült az Önök munkáját gyorsítani.

Ahány cég, annyi féle számla. Van aki a szineset szereti, van akinek az egyszerű tetszik, van aki telerakja reklámmal, van aki márkajelzéseket tesz rá. Van ahol a kinézet nem számít, csak, hogy minnél több adat férjen rá, van ahol 40-50 oldalas számlák készülnek, van ahol mindig csak 1 oldalas. De mindenki szeretne egy kicsit egyedit…. Mi ebben segítünk!

Teller kereskedelmi rendszerben alapból 3 számlaformátum közül lehet választani. Sokan elfelejtik, hogy a programhoz ingyen jár egy saját igények alapján elkészített számlaformátum. Ha Ön nem elégedetett a számlák formátumával, vagy egyedit szeretne, akkor tervezze meg, rajzolja le, küldje el nekünk mi pedig elkészítjük ez alapján az Ön egyedi számlaformátumát (lehetőleg doc, vagy pdf formátumot küldjön)
Mik azok a trükkök, amikkel feldobhatja a számláit? Kitalálhat vízjelet, logót, képeket – amiket tetszés szerinti helyre helyezünk el. Tetszőleges betűtípus is választhat, ebben az esetben kérjük, küldje el a betűtípust számunkra..
Jó tervezést kívánunk ügyfeleinknek!

-Partnertörzs export,import CSV formátumból,-ba (program használatbavételekor van hasznos szerepe, mert így képesek vagyunk egy XLS formátumból (CSV-be mentés után) a partnertörzset feltölteni, a legtöbb adatfile konvertálható XLS formátumba)
-Beszerzési árlistákba termékek importálása (pl.termékcsoport alapján, ha a termékneve alapján megkülönböztethető a beszállító, akkor könnyen készíthető beszállítói árlista)
-Beszerzési árlista importálása másik beszerzési árlistába (Módosít gomb, ha hasonló termékekre más beszállítót is találunk)
-Leltározás alatt beszerzési árak módosítási lehetősége (induláskor minden termékhez beszállítói árat is meg kell adnunk, hogy a készletértéket megkaphassuk)
-Leltározás egyszerűsítése, gyorsítása – folyamatos felvitel esetén a termékek folyamatos rögzítése, a termékek a leltár lista sorrendben jönnek
-Részletes készlet megjelenítés, egyszerre látszik minden raktár készlete külön oszlopban (akár beszállítók termékeire is)
-Kiexportált vevői számla(XML) beolvasása bevételezésnél, illetve más programok által előállított XML formátumú számla beolvasása (nem csak akkor van szerepe, ha a partnerünk is ezt a programot használja, egyre több program képes előállítani ezt a szabványos XML formátumot)

A megvásárolt programhoz fő verziószámon belül ingyenesek a frissítések (pl 3.01 verzió megvásárlásával, a program tulajdonosa megkapja ingyen az összes frissítést a 4.00 verzióig, A program úgy van kialakítva, hogy a legtöbb törvényi módosításhoz nem kell programfrissítést telepítenie (pl. új ÁFA), a frissítések általában új program funkciók). A program vételárának 20%-ért vásárolható meg, a program frissítése a következő fő verzióhoz is.
Frissítést az összes számítógépre telepítenie kell, ahol a programot használja!!

Tellerben minden bizonylatot egy „bizonylattömbben” kell rögzíteni. Bizonylattömbökből a következő típusaink lehetnek: vevői bizonylatok (árajánlat, rendelés, munkalap, szállítólevél, számla), szállítói bizonylatok (rendelés, szállítólevél, számla). Ezekből a típusú tömbökből korlátlan tömböt hozhatunk létre (tehát lehet korlátlan számú vevői számlatömbünk, szállítólevél, munkalaptömb stb.)
Minden tömb saját sorszám formátummal (valamint futó sorszámmal) rendelkezik (kivéve a kézi tömbök, itt a sorszámot nekünk kell megadni, a már kitöltött kézi tömb alapján). Számlán kívül, minden bizonylattömbben megadható a nyomtatott bizonylat neve (pl. szállítólevélnél: jegyzőkönyv, kihelyezés, stb.)

Mire használhatjuk ezt?
• Különböző tevékenységeinket külön tömbbel rögzíthetjük
• Üzletkötőnként, ügyintézőnként, országonként stb. külön tömböt használhatunk
• Akár évente új tömböt kezdhetünk.

Legtöbben csak a papír és tinta megtakarításra gondolnak, de ezen felül még számos okunk lehet használni ezt a technológiát (ha digitális számlát állítunk ki, akkor 1 oldalas számla esetében a papír alapú számla még olcsóbb is lehet, ha csak a papír és nyomtatási költséget vetjük össze a digitális számla kiállításhoz szükséges aláírás, időbélyeg költségeihez képest) ……
• Adatrögzítési hibák kiszűrése (láttam már nem egy 20-30 oldalas számlát rögzíteni)
• Adatrögzítés idejét ellenőrzésre fordíthatjuk
• Adatok gyors közlekedése (nem postával működik, bár vannak olyan rendszerek is, amelyek faxon keresztül továbbítanak adatokat, a fogadó oldal pedig digitalizálja és így fogadja) A vevő egyből látja, hogy számla lett részére kiállítva, lehetősége van még korrigálni, visszamondani stb..
• Iktatás, visszakeresés (láttunk már olyan irat raktárakat, amelyekben keresni komoly erőfeszítést jelent, nem is számítva a raktározás költségeit)
• Logisztika gyorsítása (beszerzés, szállítás, raktározás és általában az anyagi áramlások), rövidebb rendelési és szállítási idők elérése, JIT

És még megannyi specifikus előny, amely egyes iparágakra jellemző…Ez nem egy új technológia, amióta léteznek számítógépek, azóta igény, hogy a rendszerek adatokat cseréljenek egymással (Dosos rendszerekben volt, hogy floppy lemezeken cserélgettek a rendszerek egymással információt, majd fax modemen közvetlen kapcsolattal, az internet elterjedésével pedig már bűn nem kihasználni a technológia előnyeit!!) Sokan csak az EDI-t értik elektronikus adatcsere alatt, pedig teljesen mindegy, hogy oldjuk meg az információ áramlást, a lényeg, hogy hibamentesen, automatikus módszerekkel oldjuk meg az információ cserét digitálisan. Ez nem csak a globalizáció hatása, hanem egy fontos üzleti érték, amelyet észre kell venni….

„Az EDI a számítógépes rendszerek, alkalmazások közti egyezményes szabványok szerinti elektronikus úton történő adatcserét jelent. Pontos definíciója az, hogy az EDI általánosan elfogadott szabályok és eljárások összessége, amelyek lehetővé teszik a kereskedelmi ügyletek elektronikus lebonyolítását strukturált adatok cseréjét elektronikus formában, szabványos formában. Az EDI alkalmazása a dokumentumcsere automatizálását jelenti.”
Elektronikus számla szabványa leírja egy számla XML jellemzőit, szabványosítja annak formátumát. Vagyis két különböző rendszerrel készített xml állománynak azonos formátumúnak kell lennie, valamint a más rendszerekben készült állományokat tudnia kell kezelni (ha ezzel a funkcióval rendelkezik a rendszer).

Ez a technológia(EDI) sokáig csak a nagy cégek, vagy drága rendszerek sajátossága volt. De lehet ezt nem csak enterprise szinten végezni, valamint lehet a rendszert részben használni, olyan szinten, hogy kis cégek is nyerjenek vele. Kis és közepes cégeknél is nagyon hasznos szolgáltatás a számlák xml alapon való kibocsátása, vagy bekérése, illetve elektronikus adatáramlásra(EDI). Nézzünk egy példát, ahol naponta nagyon sok számlát fogadnak be, vagy keveset, de azok több oldalasok. Ott elég nagy munkát jelent (több alkalmazott is lehet), akik a „bevételezést” elvégzik. Egy több (mondjuk 20-30 oldalas) számla „begépelése”, akár egy fél napját is elveheti az alkalmazottnak (ne is beszéljünk az elgépelés veszélyéről, a tévesztésről stb., ha már bevételezést elrontjuk, és a rendszerbe került adatok tévesek, akkor ezt a hibát, már nehezen tudjuk észrevenni, javítani. Kimutatások, elemzések is ezeken az adatokon dolgoznak, gondoljunk bele!).

Viszont ha a számlát megkapjuk xml-formátumban is, és rendszerünk alkalmas ezen formátum beolvasására. Akkor felgyorsul a „robot munka”, valamint hiba mentesebb lesz. Ekkor már csak arra kell figyelnünk, hogy az xml-ben levő adatokat tudjuk értelmezni (pl. a beszállító termék megnevezését a mi rendszerünk fel tudja ismerni). Ez nem csak számunkra lehet hasznos technológia, hanem vevőink számára is (és reméljük, hogy ezzel sikerül egy jó pontot elérni náluk)!

Nézzük át a számlázás munkamenetét:
Beszállító számla kiállítása
XML állomány létrehozása a számlából
XML állomány eljuttatása hozzánk (mint vevőhöz)
XML állomány feldolgozása (adatok kinyerése, ebből bevételezés, számla iktatása, beszállítói termékek összefésülése a saját termékeinkkel)
Ellenőrzés, adatok elfogadása, bizonylat iktatása, készlet módosítása stb..
..
..
Vevői számla kiállítása
Számla alapján XML állomány létrehozása
XML állomány eljutatása a vevőnek..
És így tovább……

Előfordul cégeknél, hogy több helyen is használni kívánják rendszerünket. A rendszert csak egy személy használja, de több helyen is. Valamint nem szeretnének, vagy nincs mód vpn, terminál szerver és hasonló megoldásk használatára. Ilyenkor erre több megoldás is adódik, mindegyik hordoz magában előnyt és veszélyt is. Nézzük át ezeket, valamint, hogy is kell ezeket megvalósítani.

1. eset, az adathordózón csak szállítjuk az adatokat.
Minden számítógépre feltelepítjük a programot. Használat előtt bemásoljuk az adatbázist az adattárolóról (pendrive). Dolgozunk a számítógépen, majd használat után visszamásoljuk az adatbázist az adathordozóra.

1. Feltelepítjük az összes számítógépre a programot.
2. Az egyik számítógépen elvégezzük a program regisztrációját. Ez az adatbázis lesz majd, ami szállításra kerül. (c:\Teller\Data\t2006.gdb helyen találjuk)
3. A többi számítógépen töröljük ezt az állományt.
4. Készítünk gépenként kettő bat állományt, amely a bemásolást, valamint visszamásolást fogja végezni.
5. Az első bat állomány fogja az adatokat átmozgatni a pendrive-ra. Ezt kell futtatni munka után. (tartalma: move c:\teller\data\t2006.gdb x:\ – ahol x a pendrive betűjele)
6. A második bat állomány a bemozgatást végzi. (tartalma: move x:\t2006.gdb c:\teller\data\ )

Érdemes nem másolást(copy), hanem mozgatást választani(move). Tehát használat előtt átmozgatjuk az adatokat a pendrive-ról, a számítógép c:\Teller\Data könyvtárába (T2006.GDB). Majd használat után visszamozgatjuk az adatokat a pendrive-ra (c:\Teller\Data\T2006.GDB).
Előnyök:
• Számítógép merevlemeze gyorsabb működést tesz lehetővé. 1-2 felhasználós környezetben ez nem számottevő.
• Ki lehet húzni a pendrive-ot a számítógépből munka közben is. (Ha az adatbázist erről használjuk, akkor ezt nem tehetjük meg, erre figyeljünk).
• Valamint az adatok csak egy helyen találhatóak (persze mentést ettől függetlenül még végeznünk kell.)

2. eset, az adathordózón szállítjuk és használjuk az adatokat.
A következő műveleteket kell megtennünk:
1. Feltelepítjük az összes számítógépre a programot, amelyiken a rendszert használni kívánjuk.
2. Az egyik gépen elvégezzük a regisztrációt.
3. Berakjuk a gépbe a pendrive-ot. (lehetőleg usb2 csatlakozót használjunk, kisebb cégeknél egy 2-4Gb-os pendrive vélhetőleg hosszú időre elegendő lesz.)
4. c:\Teller\Data\T2006.GDB filet átmozgatjuk a pendrive-ra.
5. Majd minden számítógépen meg kell módosítanunk a c:\Teller\settings.ini állományban a következő sorokat:

Ez helyett a következőnek kell állnia:
[SYSTEM]
SERVER=
DATABASE=x:\T2006.GDB (ahol x a pendrive betüjele)
A DATABASE értéket kell átírnunk, hogy a pendrive-on található adatbázisra mutasson. Ha a gyökérbe mozgattuk az adatbázist, akkor x:\t2006.GDB –t kell megadnunk (ahol x, a pendrive betűjele) Figyeljünk oda, hogy az x (pendrive betüjele) gépenként eltérhet.

Előnyök:
• Egyszerűbb használat, nem kell munkakezdés előtt az adatbázist mozgatni, másolni. Csak arra kell figyelnünk, hogy be legyen dugva a pendrive. Ha nincs bedugva, akkor a program nem fog elindulni.
• Csak egy adatbázisunk van. Sokszor az szokott a gond lenni, hogy több adatbázisba dolgozunk, és azok eltérő tartalma később már nem fésülhető össze.
Hátrányok:
• Fontos: a program használata közben a pendrive-ot nem szabad kihúzni.
• Lassabb működés (1-2 felhasználós környezetben, kis cégeknél ez nem számottevő lassulás)
• Lehetséges, hogy ritka esetekben nem azonos helyre fogja a windows felcsatolni a pendrive-ot (egyszer pl. h: betűjelet kap, máskor pedig g:-t) Ez akkor lehet, ha több usb-s pendrivot, vagy usb-s adathordozót is használunk. Pl. Előbb dugjuk rá a számítógépre a digitális fényképezőnket, mint az adatbázist hordozó pendrive-ot. Ekkor módosítanunk kell megint a settings.ini állományt, a megfelelő betűjelre.

Fontos: adatmentést ettől függetlenül végezzünk. Lehetőleg minél gyakrabban!

Program működésének rövid leírása (adatbázishoz kapcsolódás):
A program induláskor kiolvassa a program mellett található settings.ini – állományból a következő két sort:
[SYSTEM]
SERVER=
DATABASE=c:\Munka\Teller\bin\Data\T2006.GDB

Ahol a server után adható meg, hogy melyik számítógépen találhatóak az adatok (ha nem adunk meg semmit, akkor a helyi számítógépen fogja keresni az adatbázist)
Database után kell megadnunk, hogy az adatbázis hol található (ha az adatok a pendrive-on vannak, akkor azt az útvonalat kell megadnunk.) Fontos: a megadott útvonal mindig a számítógépen (ahol az adatok vannak) értendő és nem megosztáson.

Ha adatokat hozunk létre, akkor előbb utóbb ezeket az adatokat el kell juttatnunk egy helyről, egy másikra. Ez megtehető emailben, de ha az állományok mérete túl nagyra nő, akkor ez az út már járhatatlan. Hozhatunk létre ugyan különböző tárolókat az interneten (ftp, stb.), de ezek kezelése is viszonylag lassú.

Erre megoldás a pen-drive. Szerintem a többségünknek van is pen-drive-ja. Viszont bele gondoltunk-e már mi történne, ha ezt az adathordozót elveszítenénk. Milyen bizalmas adatokat tárolunk ezen? Mi történne, ha ezek az adatok illetéktelenek kezébe kerülnének? Üzleti, személyes adatokat nem szívesen látnánk más kezénben.

Erre megoldás a titkosítás. Titkosítsuk az adatainkat a tárolón. Erre sokan azt mondhatják, hogy Ők nem fogják elveszíteni, nyakukba akasztják, kulcsra van rátéve stb. Elég ha valahova bedugjuk, és ott felejtjük, kivesszük a nyakunkból, elvesztjük a kulcsunkkal együtt..
Vannak olyan pendrivok, amelyek alapból tudnak titkosítani (pl a Kingston Data Traveller). Ha még nincs ilyen eszközünk, vagy nem szeretnénk „bonyolult” megoldást, akkor válasszunk ilyen eszközt, ezek a legtöbb számítástechnikai boltban kaphatóak.

Most lássuk a „bonyolult” megoldást. Ehhez le kell töltenünk a True Crypt nevű ingyenes programot. Letöltés után futtasuk, de ne a telepítést válasszuk, hanem a kibontást….

Ha nem tudunk angolul, akkor letölthető a programhoz egy magyar nyelvű állomány is, amivel a program magyarul fog „beszélni”. Töltsük ezt az állományt, tömörítsük ki a pendrive-ra ezt is.

Hogy fog a program működni?
1.létre kell hoznunk egy új tömörített tárolót (Create Volume). Ez egy állomány lesz, ami az adatokat fogja tárolni titkosítva. Használjunk minnél hosszabb jelszót.
2.Használat előtt mountoljuk fel a létrehozott állományt, és már használható is a megadott betű jelű meghajtóként. Ekkor meg kell adni a jelszavunkat.
3.Ha nem hasznájuk tovább (mert ki akarjuk húzni a pendriveot), akkor „dismount”-oljuk a tárolót.
4.Mivel az adatok titkosítva kerülnek tárolásra, ezért ha az eszközt elveszítjük, akkor nem kell tovább aggódnunk, hogy az adataink illetéktelenek kezébe kerül.

Program letölthető innen.
Magyar nyelvű kiegészítés pedig innen.

Részletes magyar nyelvű leírás itt található…

Néhány pendrive típus, amely alkalmas titkosítása (ezek töbsége nem “hardveresen” tud titkosítani, hanem egy segédprogramot adnak az eszközhöz (hasonló elvű program, mint a Truecypt).
–DataTraveler Locker+
–DataTraveler Vault – Privacy Edition
–DataTraveler Vault
-SanDisk Cruzer Titanium

De találunk Biometric USB Flash eszközöket is, amelyek már komoly biztonságot adnak számunkra könnyű kezelhetőséggel. Bár mára számos módszer alkalmazható a felhasználók biometrikus azonosítására, az ujjnyomat azonosításon alapuló módszerek szinte egyeduralkodónak tekinthetőek. A módszer ténylegesen magát a személyt azonosítja, nem olyan közvetett jellemzőket ellenőriz, mint jelszó vagy kulcs, amelyek eltulajdoníthatóak vagy megfejthetőek. Ezek az eszközök drágábbak, mint a hagyományos pendriveok, 2x,vagy 3x a nagyságrend.
-SanDisk Cruzer Profile, ami újlenyomat azonosítással dolgozik
–Lexar JumpDrive TouchGuard szintén ujlenyomat azonosítással dolgozik
-Sony Micro Vault with Fingerprint ID
–DiskGO Biometric Flash Drive

“az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről

I. Az elektronikus úton kibocsátott számlákról általában

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfatv.) 174. § (1) bekezdése alapján számla [ide értve az Áfatv. 176. § (1) bekezdése alapján egyszerűsített adattartalommal rendelkező számlát is] elektronikus úton is kibocsátható.

Az Áfatv. 259. § 5. pontja szerint elektronikus úton kibocsátott számlának minősül a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére az adatok vagy – digitális tömörítés felhasználásával – adatállományok elektronikus úton történő továbbítása, személyes rendelkezésre bocsátása telefonvezetékes, rádiós, optikai vagy egyéb elektromágneses rendszeren keresztül, elektronikus adatfeldolgozás céljára.

Az elektronikus számlázás számlakibocsátónál történő bevezetése nincs hatósági engedélyhez kötve, az adózó maga választja meg (akár számlánként) az általa alkalmazott számlázási módot, vagyis hogy papíralapon vagy elektronikus úton bocsát-e ki számlát………….”

http://www.apeh.hu/adoinfo/afa080101_hatalyos/elektronikus_szamla.html

Gondolkozott-e már azon, hogy pár éven belül euro-ra kell át állnunk. Gondolkozott-e már rajta, hogy mi mindent érint ez az átállás?

Ugye két komolyabb időszakra kell felkészülni:
1. amikor már el kell fogadni euro-t, két pénznemben lehet fizetni. A bizonylatokat a kettő közül megadottban kell majd elkészíteni, adott árfolyammal.
2. amikor már csak euro-ban lehet fizetni. Az ügyviteli alkalmazásokból teljesen
el kell távolítani a forintot, mint fizetőeszközt. Le kell cserélni euro-val mindenhol. Ez a legtöbb ügyviteli alkalmazás komoly változtatását igényli. Sőt sok programba alapból beépítve van a forint, le sem lehet cserélni.

Cégünk már elkezdte kereskedelmi rendszerében kifejleszteni a két időszak zökkenőmentes üzeméhez szükséges fejlesztéseket, módosításokat. Következő frissítésbe ezek a módosítások már bekerülnek..

Gondoljon bele,hogy milyen rendszert vásárol magának,ellenőrizze,hogy rendszer képes lesz a euro váltás időszakát zökkenőmentesen átüzemelni. Válasszon minket! és biztos lehet benne,hogy ez nem lesz probléma.