p2mozisoft

Gyakran merül fel az igény, hogy otthonról is el szeretnénk érni a céges munkakörnyezetet. Szeretnénk használni a céges nyomtatókat, megosztásokat, ügyviteli alkalmazásokat stb. Erre rengeteg megoldás létezik. Én most a lehető legegyszerűbb megoldást szeretném felvázolni, aminek beállításához még komolyabb szakértelem sem szükséges.
XP operációs rendszer (home is) képes VPN kiszolgálóként működni (egy darab kapcsolatot tud kiszolgálni, de ez az esetek többségében pont elég is nekünk.

Mit is nyerünk ezzel a VPN-nel? Az otthoni gépünk a munkahelyi hálózatunk részévé válik, minden ami a hálózaton keresztül elérhető, az a otthoni gépen is elérhetővé válik. Otthoni gépünk egy lesz az irodai hálózatba, amit akár még az irodai gépek is elérhetnek. Képesek leszünk, otthonról:
• Ügyviteli alkalmazásokat futtatni
• Nyomtatni a hálózati nyomtatókra, vagy ha feltelepítjük a megosztott nyomtatókat, akkor arra
• Képesek leszünk a céglevelező rendszerét használni
• Hálózati megosztásokat, és azon levő állományokat meg tudjuk nyitni, és tudjuk módosítani
• És még rengeteg dolgot tudunk végezni, amit az irodában el tudnánk végezni

Nézzük meg lépésről, lépésre, hogy tudjuk ezt komolyabb szakértelem nélkül is bekonfigurálni…..

Mit kell tennük, ha a Teller kereskedelmi rendszert kívánjuk otthonról használni. Telepítsük a programot az otthoni gépünkre, majd a c:\Teller\Settings.ini állományt nyissuk meg.

[SYSTEM]
SERVER= ide írjuk be az irodai gépünk nevét, vagy IP címét
DATABASE=c:\Teller\Data\T2006.GDB (ha módosítottuk az adatbázis nevét, majd más helyre telepítettük, akkor ezt is meg kell adnunk).
És már használhatjuk is otthonról rendszerünket. Ha a beállításnál elakadt, vagy nem sikerült, akkor szívesen segítünk a kapcsolat kiépítésében.

-Házipénztár kezelése (pénztárbizonylatok, pénztárzárás) Partner menü\Házipénztár menüpont alól érhető el, bővebben lásd az előző cikkekből
-Készpénzes számlából pénztárbizonylat készítése. Számlákból manuálisan és automatiksuan lehet bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat készíteni..
-Apróbb változtatások (pl. rács vezérlők módosítása megmarad, ha ezt engedélyezzük)
-Interneten való frissítés alapértelmezetten ki van kapcsolava, mivel sok vírusírtó
vírus gyanús műveletnek jelzi a műveletet.. (firssítésről mindig küldünk email értesítőt, amelyben elküldjük a program aktuálisveziójának frissítését elvégző telepítő linkjét)
Frissítési politikánk:
A megvásárolt programhoz fő verziószámon belül ingyenesek a frissítések (pl 3.01 verzió megvásárlásával, a program tulajdonosa megkapja ingyen az összes frissítést a 4.00 verzióig). A program vételárának 20%-ért vásárolható meg, a program frissítése a következő fő verzióhoz is.

Több, távoli telephelyen, számítógépen akarjuk használni programunkat egy adatbázisról? Több helyről akarunk számlázni, rendelni, készletet ellenőrizni stb.? Egyszerű, olcsó megoldást keresünk?

Megoldás: XP/VS Terminal Server Lite program

Mire képes a program? Képesek vagyunk a program segítségével a „szerverünk”-re csatlakozni, ott programot elindítani, használni. A program a szerverünkön fut, viszont a mi számítógépünkön látható. Ehhez szükség van egy felhasználóra a szerverünkön. Ez lehet akár XP home is. Fel kell vennünk annyi felhasználót, ahánnyal csatlakozni kívánunk távolról (ez a felhasználó közben nem lehet bejelentkezve). Szükség van egy terminál kliens programra (általában XP-től már alapból megtalálható a gépünkön Kellékek menüpont alatt, de ha nincs akkor innen letölthető..).
A XP/VS Terminal Server programot fel kell telepítenünk a szerver számítógépünkre, regisztrálnunk kell a licenszünket, és már kapcsolódhatnak is a távoli gépek a számítógépünkre. Miközben a távoli felhasználók kapcsolódnak gépünkre, mi közben tudjuk használni a számítógépet! Nem látjuk, hogy a felhasználók mit csinálnak….A legfontosabb, hogy egyszerre tudjuk használni a gépünket a több csatlakozott felhasználóval…

Mibe kerül ez nekem? Lite verzió alkalmas a legtöbb feladatra, tehát elég ebből vásárolunk hozzáférést. 1 kapcsolat (egyidejűleg) ~ 30eur, 3 kapcsolat ~70eur. Ez azt jelenti, hogy egy időben, max ennyien kapcsolódhatnak a szerverünkre. De több felhasználónk is lehet. Ez nem időre, hónapra szól. Tehát egy licenszet használhatunk korlátlan ideig. Úgy gondolom, ez egy olcsó alternatíva kis cégeknek….

Sokan várják el, hogy ha vásárolnak egy ügyviteli programot(pl. számlázót), akkor azt több helyről is tudják kezelni, több felhasználóval. És ez a több hely sokszor, nem egy területen található (kis cégeknél ez általában a boltot, és a cégvezető otthonát, esetleg az üzletkötő laptopját jelenti. Kérdés, hogy ezt az ügyviteli programnak kell-e tudnia?
Ha ezt az ügyviteli program tudná, akkor valószínűleg egy adott módon tudná, és ahány felhasználó, annyi féle megoldást igényelnek ezen a területen. Ezért célszerűbb ehhez célprogramok használata (közép és nagy vállalatoknál drága szoftveres megoldásokat használnak, de ezek többsége olcsón is elérhető, ez a program egy ilyen eszköz)

Mennyire biztonságos? Közepesen biztonságos! Szakember segítségével ez a biztonság növelhető (pl VPN, fix ip,router tűzfal és egyéb beállítások segítségével). Válasszunk a windows “szerverünkön” a távoli felhasznáóknak hosszú és biztonságos jelszavakat.

Ügyfeleinknek igény szerint beszerezzük a programot, segítünk a telepítésben és konfigurálásban!

Program letölthető innen..

Program v3.04- verziótól kezel házipénztárat. Devizánként pontosan egy pénztárunk lehet, és max annyi pénztárunk amennyi devizát kezelünk (A program korlátlan devizát képes kezelni). Tehát egy HUF, egy EUR pénztárunk lehet és így tovább…(pontosan egy HUF,EUR stb. pénztárunk lehet, nem lehet több HUF-os pénztárunk, ezt a programban költséghelyek használatával lehet tagolni…)

Házipénztárat a Partnerek menü\Házipénztár alól tudjuk elérni

Egy pénztár első használatakor ZÁRÁST-t kell elvégezni (ez egy úgymond nyitó zárás), ezzel mondjuk meg, hogy mennyi készpénzzel nyitjuk meg az adott pénztárat. Ha elvégeztük a nyitó zárást,akkor már használatba vehető a pénztár.
A képernyőn egyszerre, mindig csak egy intervallumot láthatunk. Ez lehet:
Egy már lezárt intervallum (ekkor egy régebbi időszakot nézünk, két zárás között keletkezett pénztárbizonylatokat)
Nyitott időszak, ez az utolsó zárástól eltelt dátum intervallumot öleli fel. Az egyenlegünk az utolsó zárás egyenlege, plusz az összes bizonylat értékének előjelhelyes összege (bevételi bizonylatok plusz, kiadási bizonylatok negatív előjellel szerepelnek) Mindig ebbe az időszakba hozhatunk csak létre bizonylatokat! Lezárt időszakba már nem tudunk bizonylatot kiállítani.

Készíthetünk KIADÁSI, BEVÉTELI pénztár bizonylatot, de csak dátum folytonosan. Vagyis ha készítünk egy bizonylatot mára, akkor már tegnapra nem készíthetünk egy régebbit. Ezért fontos oda figyelnünk a dátumokra.

Pénztárbizonylat tételeit jogcímekre és költséghelyekre tudjuk bontani, ezzel tökéletesen ellenőrizni tudjuk a kiadásainkat. pl. Jogcím a gázszámla kifizetése, költséghely a Boltunk, ekkor bármikor megnézhető, hogy havonta, vagy tetszőleges intervallumban mennyit költöttünk gázszámlára a boltban.

Vevői és bevételi számlák kezelése
Vevői és bevételi számlából készíthetünk egy gombnyomásra pénztábizonylatot (Számla Nyomtat gomb menüjéből pénztár bizonylat készítése), de akár automatikusan is, ehhez be kell kapcsolni ugyanitt, az automaitkus pénztárbizonyat készítést, a számla véglegesítése után automatikusan létrejön a pénztárbizonylat is (ami a pénztárbizonylat beállítások alapján kerül nyomtatásra egyből, vagy késbőbb). Pénztárbizonylat automatikus kezelése bizonylattömbönként érhető el…

A felvitt bizonylatok alapján pénzmozgásokat elemezni tudjuk éves időszakokban, vagy egyedi dátum intervallumokban.

A 3.02 verziótól lehetőség van több érték beállítására egy lépésben több, vagy akár minden terméknél. Ez a funkció a terméktörzs módosít gomb menüjéből érhető el “Azonos termékek módosítása” címen. Meg kell adni egy szöveget, ami minden módosítandó termék nevében előfordul (ha nem adunk meg semmit, akkor minden termék módosítva lesz). pl. Borsodi%, esetén minden “Borsodi-val kezdőső termék lesz módosítva, vagy pl. %sör% esetében minden termék, aminek a nevében előfordul a “sör” szó. Termék ell. gomb megnyomásával tudjuk ellenőrizni, hogy mely termékek felelnek meg az általunk megadott szövegnek – ezt mindig ellenőrizzük le, hogy csak azok a termékek legyenek megmódosítva, amelyet szeretnénk..

Mit tudunk megmódosítani: termékcsoport,ÁFA,ksh,méret,gyártó,szin,összetétel,weboldal,menyiségi egység értéket tudunk egylépésben beállítani…..
“Módosít” gomb megnyomására a módosítás megtörténik.

Kedves ügyfeleink figyelmét felhívjuk a 2009.júliusi ÁFA változásra. 20%-os ÁFA megszünik, helyette 25%-os és 18%-os ÁFA kulcsok lesznek. Érdemes utánnanézni, hogy mely termékek, szolgáltatások melyik ÁFa kulcsba fognak kerülni.

Programban több helyen is van lehetőség ÁFA lecserélésére (lásd előző cikk, Többszörös ár módosítás).
Nézzük át a lehetséges módszereket (most azt nem említem, hogy a terméktörzsben egyessével átálítjuk az ÁFÁ-t minden terméknél, bár akiknél csak 1-2 termék van, akár ezt is megtehetik)

1. Módszer, Tömeges ár módosítás (lásd előző cikk). mikor érdemes ezt használni? Mivel termékcsoportra, vtsz-re tudjuk az ÁFA módosítást elvégezni, ezért ez a módszer azoknak ajánlott, akiknél a 25%,és a 18%-os ÁFA kulcs is meg fog jelenni, ez a ritkább – ugye termékektől függ). Valamint akkor kell ezzel a módszerrel élnünk, ha a módosítás során a bruttó árat szeretnénk megörizni, és a nettó árat csökkenteni….

2. Módszer, Árlista menü, ÁFA módosítás. Itt a következőket tudjuk megtenni:
-Egy meglévő ÁFÁ-t tudunk lecserélni egy másik ÁFÁ-ra, és akár a régi ÁFA kulcsot inkatíválhatjuk..
-Ezt megtehetjük időzítve is (és ekkor biztos, hogy nem fogjuk elfelejteni). Pl. előírjuk, hogy 2009.júl.01-én cseréljük le a 20%-os ÁFÁ-t,25%-ra.

Valószínűleg szükség lesz ÁFa módosítása a közeljövőben. Ezért vegyük át gyorsan, hogy lehet ezt a lehető legegyszerűbben megtenni a Tellerben. Árlista menüben válasszuk a Többszörös ármódosítás menüpontot.
Válasszuk ki, hogy melyik ÁFA-t szeretnénk módosítani (Ahol a következő ÁFA van megadva), majd pedig adjuk meg, hogy milyen új értéket szeretnénk beállítani (ÁFA módosítása). Természetesen adhatunk meg több paramétert is…..

Miért nehéz a cég számára megfelelő rendszer választása? A legtöbb megkeresett cég eladni szeretne, és valószínűleg a saját rendszerét szeretné „ránk sózni”. Igen, mi is eladni szeretnénk, de NEM minden áron….
Olyan független szakemberek tanácsára lenne szükség, akik csak a „tanácsadást” akarják nekünk eladni (esetleg mérhetővé teszik az új rendszer által élvezett előnyöket). Úgy gondolom, hogy a jó szakember csak olyan terméket hajlandó eladni, ami megfelel a vevőjének (pl. elvárom azt a fodrászomtól, hogy megmondja, hogy Ő ezt nem csinálja meg, mert ez rosszul fog kinézni- Ő a szakember, és remélhetőleg jó szakember. Vagy elvárom, hogyha elviszem a kocsimat szervízbe, akkor ne csak azt csinálják meg amiért elvittem, hanem figyelmeztessenek az egyéb “megtalált” hibára is.)

Mi szokott lenni a baj?
• Túl drága rendszert választunk, és a bevezetés után már nem költünk rá (rendszerint az oktatás, bevezetésen már spórolunk). Ne csak a program árát mérlegeljük! Más költségek is szóba jöhetnek!
• Olyan rendszert választunk, ami nem változtatható (kis igények is hatalmas gyorsítást eredményeznének) Ennek több oka is lehet (pl. dobozos termék, vagy a fejlesztés olyan költség, amelyet nem tudunk megfizetni (ált. nagy rendszereknél SAP,stb.)
• „Dobozos” terméket vásárolunk, de az nem elég számunkra. Itt megint nem fogunk tudni változtatást elérni. Vásárlás előtt mérjük fel, hogy milyen áron tudunk fejleszttetni.
• Túl bonyolult rendszert választunk. Nincs a cégnél olyan alkalmazott, akinek megfelelő számítástechnikai affinitása lenne, nem tudjuk a rendszert használni. Bármilyen rendszert választunk, nem fog helyettünk gondolkozni! Alapvető számítástechnikai ismeretek szükségesek lesznek…
• A rendszer nem tudja azt, amit szeretnénk (remélhetőleg ez a legritkább) Töltsünk le demókat, azokat próbáljuk ki! Olvassunk bele a leírásokba és ne döntsünk olcsó programok esetén se gyorsan.
• A rendszer nem rendszer, csak egy program. Még mindig túl sok „excel” állomány „dolgozik a rendszerben”. Sokszor tényleg csak egy programra van szükségünk, mert túl kicsi még a cégünk, kevés adattal dolgozunk stb.
• A rendszer ugyan megpróbálja lefedni az egész informatikai rendszert, de több részen nagyon gyenge. Sokszor lefedhető a rendszer több programmal is, több gyártótól.
• Stb.
Szóval, ha egy program, vagy egy teljesen rendszer bevezetésén gondolkozol, akkor-. Gondold át a lehetséges (pl. az előzőleg felsorolt) kockázatokat. Mérlegeld, tervezz. Nézz meg több rendszert, esetleg működés közben. Nem egyszerű egy rendszer, de egy kis program bevezetése sem…

Mikor kell bevételezni a programmal?
1. Ha szeretnénk a készletre helyezni a vásárolt termékeket (leltárral is megtehetnénk ezt, de azzal jóval körülményesebb). Ha készletezést vezetünk, akkor ahhoz, hogy készletünk legyen be is kell vételezni a vásárolt termékeket.
2. Ha szeretnénk vezetni a bejövő bizonylatokról kimutatásokat. Kitől, mennyit, mikor stb..
3. Ha vezetni szeretnénk a bejövő átutalásos számlák kiegyenlítéseit..

Mikor nem kell?
1. Ha csak számlázunk és nem vagyunk kiváncsiak a készletre. Sokan választják ezt a kényelmesebb módot, mivel nem akarják a készletezés plusz munkáját válalni…
2. Csak szolgáltatást számlázunk

Mit tudunk tehát elérni bevételezéssel?
1. Le tudjuk könyvelni a bejövő bizonylatokat, későbbi kimutatások céljából (pl. mennyit vásároltunk egy adott nagykereskedéstől, vagy mikor vettünk utoljára egy bizonyos terméket stb.)
2. Készletet tudunk vezetni. Pontosan tudjuk miből, mennyi van készleten (bevételezéssel kerül készletre, eladással pedig ki a készletről)
3. Tudjuk melyik beszállítónak mennyivel tartozunk (ha átutalással vásárolunk), mikor fizettünk és mikor járnak le a fizetési határidők.

Bevételezni szállítólevelet, számlát lehet (utalásos számlák bekerülnek a folyószámla részbe). A program többi részéhez hasonlóan, lehet bevételezni olyan partnertől aki nincs a partnertörzsben és olyan terméket is amely nincs a terméktörzsben (akkor érdemes, ha ritkán, vagy egyszeri alkalommal vételezünk be így, mivel ebben az esetben nem tudunk készletet kezelni és nem tudunk kimutatásokat készíteni, ajánlott ebben az esetben is felrögzíteni a partner és termék adatait a megfelelő törzs lapokra).
Szállítólevelet később be lehet tenni számlába, ekkor nem kerül újból készletezésre a szállítón levő termékek (egy számlába korlátlan számú szállítólevelet be lehet tenni!!).

Bevételezés,beszerzési folyamat áttekintése:
1. Beszerzési árak. A terméktörzsben minden termékhez vihetünk fel beszerzési árakat – beszállítónként egy listaárat (pl. ha a dohány árút egy cégtől vesszük, akkor az összes dohány áruhoz fel kell vinnünk ezzel a beszállítóval egy beszerzési árat). Így egy beszállítói árlistát rögzítünk rendszerünkbe.

Terméktörzsbe a beszerzési árak lapon kell megadnunk a beszerzési árakat:

A felvitt beszerzési árakkal kapunk egy listát:
Egy konkrét termék beszállítói árai (Coca Cola 2L terméknél):
———————————
Első beszállító Kft. 150 ft
Második Bt. 180 ft
Harmadik E.V. 0.8 eur
..

Másik megközelítéssel, egy beszállító árlistáját kapjuk, (pl. az Első beszállító Kft. árlistáját)
———————————
Coca Cola 2L 150 ft
Coca Cola 1L 104 ft
Pepsi Light 2L 160 ft
..

0. Válasszunk ki a bizonylat menüből egy bevételezi bizonylattömböt (szállító, számla) Ezt csak akkor kell megtennünk, ha más bizonylattömb van kiválasztva.
1. Új gombbal kezdünk új bizonylat rögzítést. Bevételezésnél első lépésként meg kell adnunk a beszállító nevét, bizonylat sorszámát (ami alapján a bevételezést elvégezzük), dátumokat, fizetési módot stb.

2. termékeket kell felvinnünk, itt vagy olyan terméket adunk meg (beírjuk), ami nincs a terméktörzsben, mert évente egyszer vételezzük be, és nem akarjuk nyilvántartani.
Vagy a partnerhez felvitt beszerzési árból választunk. Ekkor csak azokból a termékekből tudunk
választani, ahol ezzel a beszállítóval adtunk meg beszerzési árat.
3. Ha befejeztük az összes termék felvételét, akkor a “F3 Rögzít” gomb megnyomásával letároljuk az adatokat egy ideiglenes státuszban (ez módosítható, törölhető, ekkor még nem kerülnek készletre a beszerzés)
4. Nyomjuk meg a “F7 Véglegesít” gombot, ekkor kap a bizonylat belső sorszámot, kerül készletre a megadott termékek (a megadott raktárba), esetleg kerül kinyomtatásra a bevételezés.

Nézz meg egy összefoglaló videót a beszerzésről…….

Egy kis segéd használatával könnyen kiszámíthatjuk, hogy mennyi lehet az átlagos napi készpénz állományunk (a készpénz napi záró állományának naptári hónaponként számított napi átlaga nem haladhatja meg az előző év – éves szintre számított – összes bevételének (árbevétel, egyéb bevétel, pénzügyi bevétel, rendkívüli bevétel) 1.2%-át):

Devizás pénztárnál érdekes, milyen árfolyammal számítjuk ki. Ha napi árfolyammal számolunk, akkor könnyen előfordulhat, hogy negatív előjelt kapunk napi átlagnak. pl. vettünk 100 eur-t tavaly 230-ért, majd most kiadunk 90 eur-t 305-ért 🙂