p2mozisoft

Milyen gyakran kell adatokat felvinnünk a partner, vagy terméktörzsbe? Egy program megvásárlásakor, vagy új termék paletta bevezetésekor valószínűleg gyakran. Ilyenkor ugye minden egyes adatot ki kell töltenünk. Mennyivel egyszerűbb lenne, ha egy meglévő másolataként fel tudnánk vinni az új adatokat, módosítani az eltéréseket és kész is vagyunk.. Mikor hasznos ez? Például ha festéket árulunk, és a festékek csak színben, vagy kiszerelésben térnek el.

Nézzünk meg egy kis videót..

Számlázó program, vagy komplett rendszer, vagy több milliós ERP rendszer. Melyek azok a részek ahol az ügyfél ezekkel a rendszerekkel találkozik? Ezeken a részeken érhetünk el pozitív, vagy negatív benyomásokat – persze még millió egyéb helyen (áru, szolgáltatás minősége, pontosság), de most csak a szoftverek oldaláról vizsgáljuk meg.
1. Legtöbb esetben a vevői számla, rendelés visszaigazolás, szóval valami kimenő bizonylat
2. A rendszer sebessége (ha leadunk telefonon, vagy személyesen egy rendelést, akkor ne kelljen ott állnunk 20 percig várva a rendszerre)
3. Online megjelenés esetén még más részek is szóba kerülhetnek.

Szóval igazából 2 lényeges dolog van, amire oda kell figyelnünk, amikor egy szoftver rendszert választunk (ugye ehhez még rengeteg egyéb tartozik). Én most csak az ügyfél szemszögét tartom fontosnak. Rengeteg olyan céggel találkoztam, akik viszonylag drága (akár több milliós) rendszerrel dolgoznak, de a kimenő számlájuk formátuma, elrendezése csúnya. Lehet, hogy a rendszer még tudná is a „szép” számla képet, de már arra nem volt pénz, hogy ezt ki is alakítsák (miközben az egész rendszer bekerülése, mondjuk 20-30 millió volt).

Ezért javaslom, hogy erre a két tényezőre fokozottan figyeljünk oda (bizonylatok külalakja, valamint a rendszer átlagos sebessége – ha ezzel az ügyfél szembesülhet) !!!….

Gondoltál-e már saját igényeid alapján egy új szoftver kifejlesztésében (egy szoftverfejlesztő cég segítségével)? Gondolkodsz rajta, de nem tudod, hogy vágjál bele? Sikerült-e annak a szoftvernek a kifejlesztése, mennyire vagy elégedett vele? Hogy lehetne a sikerességre garanciát kapni? Garanciát sehogy, legyen az a világ legjobb fejlesztő csapata!
Viszont, vannak technikák, amelyek biztosíthatják, hogy a lehető legtöbbet hozzatok ki a készülő szoftverből, időre készüljön el, olyan legyen, amilyet te szeretnél…

1. A kulcs szó, az Agilitás, és az agilis szoftverfejlesztési technikák. Ma már nálunk is kezd elterjedni az igény megrendelő és kivitelező oldalról is. Interneten elég sok anyag található (Scrum, Xp stb.)…..
2. Rengeteg munkát kell a megrendelőnek is vállalnia a projektben. Nem csak az elkészült végterméket kell megnézni, hanem a lehető leggyakrabban és a lehető legtöbb időt kell eltölteni a készülő szoftverrel. Egy kicsit a fejlesztő csapat tagjává kell válni. Pontosan meg kell tudni fogalmazni az igényeket. Megrendelő nélkül nincs késztermék, csak félkész termék!
3. Fel kell készülni arra, hogy a komplex programok természeténél fogva, alapos oktatás (tanulás) szükséges. Amit meg kell követelni magunktól (vagy alkalmazottainktól) és a kivitelező cégtől is (nem maradhat el).
4. Ne csak a saját véleményüket, igényünket akarjuk a leendő szoftverben megvalósíttatni, hanem kérjük ki munkatársaink és a kivitelező véleményét is. Próbáljunk meg minél többet lefedni az Új szoftverrel, ne kelljenek majd még egyéb programok.
5. Pontos szerződés, ami nem csak a készülő szoftver funkcionalitását, hanem a karbantartást, oktatást, határidőket is tartalmazza.

Remélem nem ijeszttettelek el, hanem kedvet kaptál. Viszont látni kell a feladat nagyságát, itt nem egy kilogramm almát vásárolsz, hanem egy egyedi alkotást (más kivitelezővel valószínű más program lenne a végeredmény). Örömmel vennénk, ha velünk szeretnél ezen az ösvényen végigmenni…

A legtöbb USB eszköz megosztására képes hálózaton. Az USB-s nyomtatókat a windows segítségével meg tudjuk osztani a hálózaton, így mások is képesek azt használni. De , mi van a többi USB-s eszközünkkel (ma már minden USB-s), scanner, pend drive,
A program két részből áll, egy szerver és egy kliens programból. A szervert telepítve dönthetjük el, mely lokális usb-s eszközünket akarjuk megosztani (szerver lehet windows és linuxos gép is). A kliens telepítve tudjuk a szerver által megosztott eszközöket működésre bírni.
Egy nagy irodában ha csak egy scannerünk van, akkor problémás lehet felállítani mindig a kollégát, vagy megkérni, hogy hagyja már abba amit csinál és scanneljen nekünk egyet…
Ára: 149$

Új program megvételekor szembesülnünk kell azzal a ténnyel, hogy ezt a programot használni is kell, és lehetőleg minél gyorsabban. Ha egy cég beszerez egy új programot, akkor azt meg kell ismerni (ritka az olyan program, ami annyira egyszerű, hogy megtanulásához nincs szükség időre, minden magától értetődő.) Vannak olyan személyek, akik gyorsabban megtanulnak egy programot használni, vannak, akik jóval lassabban. Sokan csak úgy képesek erre, hogy először felírják az összes lépést egymás után, majd csak hetek gyakorlata segíti őket a program tényleges elsajátításában.
Gondolom, senki nem akar hosszabb időt eltölteni egy új program megtanulásával. A cégvezetők pedig azt szeretnék, hogy az alkalmazott minél gyorsabban kezelni tudná a programot (esetleg majd egy új alkalmazott is meg tudja ezt tenni).

Nyomtatott dokumentáció megléte nagyon fontos, viszont szerintem az elektronikus dokumentáció (súgó) megléte sokkal fontosabb. Tény mindenki jobban szeret olvasni papír alapú információt, viszont sokkal könnyebb elektronikus dokumentációban megtalálni a szükséges információkat.

Kezdeti oktatás megléte nagyon fontos. Veszünk egy számlázó programot, az alkalmazottunk gyorsan megtanulja az oktatás alatt a program használatát. Viszont, ha Ő elmegy a cégtől, vajon az utóda miből fogja ezt a tudást elsajátítani (jó esetben még az elődjétől). Ezét tartom fontosnak az oktató videókat. Videó bármikor elővehető, a folyamatok gyorsan megtanulhatóak általa. Sőt, még akkor is alkalmazható, ha elfelejtünk egy folyamatot.

Ott van még a fórum, az információ szerzés csúcsa. Nem csak kérdezhetünk egy fórumban, hanem a már feltett kérdések és arra adott válaszokból gyorsan tanulhatunk. Olyan információhoz juthatunk, amit nem is gondoltunk volna. Olyan hibákat kerülhetünk el, amelyekbe már mások beleestek, de mivel ezt leírták, nekünk már nem kell.

 Loading ...

Teller szoftverünkben a következő segítségeket találjuk vevői bizonylatok (számla, szállító, munkalap, rendelés, árajánlat) készítésekor. Egy kis segítséget kapunk az „Egyéb” gomb használatával. Mikor hasznosak ezek a segítségek? Gondolom egy 100-200 soros számlát senki sem módosít tételesen, mert pl. más kedvezményt kellett volna megadni.
Nézzük át a segítségeket:

„Költség szétosztása” az összes eddig felvitt tételre egy pozitív számot oszthatunk (pl. mert ezzel az összeggel akarjuk növelni a számla végösszegét, vagy mert, egy terméket nem akarunk feltüntetni a számlán, csak az értékét stb.).

„Kedvezmény szétosztása” a költség szétosztás ellenkezője. Ilyenkor a megadott összeggel csökkentjük a bizonylat végösszegét (pl. mert egy konkrét összeggel akarjuk csökkenteni a számla végösszegét).

„Felár beállít” az összes tételnél beállítja a megadott felárat (elég az összes tétel rögzítése után megadnunk a felárat, majd megkapjuk a végösszeget – ezek után a felárat megint módosíthatjuk, így játszhatunk a felárral akár egy 100 tételes számlánál is, addig, amíg a szükséges végösszeget nem kapjuk).

„Kedvezmény beállít” az összes tételre megadhatjuk, hogy a tételeknél mekkora kedvezmény legyen adva (bizonylatból csak tételesen adhatunk kedvezményt, vagy vigyünk fel egy kedvezmény terméket).

„Mennyiség növel (x)” a megadott számmal, minden tételnél megadott mennyiség be lesz szorozva, ezzel növelhetjük a tételeknél szereplő mennyiségeket (vagy 1-nél kisebb számmal csökkenthetjük a mennyiséget) (pl. ha egy komplett számítógépet számlázunk ki alkatrészek felsorolásával, akkor így később egyszerűen növelhetjük a kiszámlázott számítógépek számát, csak be kell szoroznunk a tételeket a kívánt számmal)

„Mennyiség növel (+)” a megadott számmal növeljük a tételek mennyiségét minden tételnél.

„ÁFA beállít” segítségével az összes tételnél egy konkrét ÁFÁ-t állíthatunk be (pl. ha egy devizás számlát készítünk, de a végén kiderül, hogy 20%-os ÁFA-val kell kiállítanunk a számlát, akkor nem kell egyesével minden tételnél ezt kijavítani.

„Nettó egységár növel (+)” egy konkrét értékkel növelhetjük minden tételnél az egységárat.
„Nettó egységár növel (x)” egy konkrét értékkel beszorozhatjuk az összes tétel egységárát (pl. ha 10%-al drágábban, vagy olcsóbban akarjuk a számlát kiállítani)

„Kerekít” több kerekítési mód közül választhatunk, valamint kiválaszthatjuk, hogy melyik ár legyen kerekítve a kiválasztott módszer alapján.

„Készletről hiányzó termékek törlése”, mivel ez egy készletező program, ha egy terméknél azt a paramétert adtuk meg, hogy legyen készletezve, akkor nem adhatunk el belőle abban az esetben, ha nincs belőle készleten. Nincs annál rosszabb, amikor egy 100 tételes számlát azért nem tudunk véglegesíteni, mert néhány termék nincs is készleten. Egyszerűen az összes ilyen terméket törölhetjük a számláról.

„Termék név módosítása” az aktuális tételnél. A terméktörzsben a termékünk egy adott néven szerepel, de jelen esetben más nevet akarunk megadni, mert a vevő ezt kérte, vagy a konkrét esetre ez a név jobban illik stb.

Az alkalmazott mindig szeret nyomtatni, és nem mindig azt, ami a cég érdekeit szolgálja (pl. a gyerek meghívóját 1000 példányban, a szomszéd könyvét persze, hogy itt fénymásolja le, stb., az lenne a legjobb, ha sikerülne a cég mellé állítani, megváltoztatni a gondolkodását, stb.). Ha a céges nyomtatási költségek alacsonyak, akkor ez még el is mehet. De ugye ezt inkább a saját nyomtatóján és szabad idejében kellene elvégeznie otthon. Mit tehetünk?
Talán a legfontosabb, hogy legyünk tisztában és vezessük, hogy havi szinten mennyit költöttünk nyomtató kellékanyagra, papírra, mennyit nyomtattunk (szinte az összes nyomtatónak van belső számlálója, ami megmondja, hogy mennyi dokumentum lett eddig kinyomtatva). Ezeket az értékeket havi szinten jegyezzük fel (havi kellék anyag kiadás, vásárolt papír mennyisége, havi papír leltár). Ez fontos lehet költség tervezés szintjén, valamint statisztikai szempontból is. Számolhatunk nyomtatási lap költséget is, ami sokszor nem fog közelíteni a cégek által megjelölt értékekhez.
Próbáljuk meg mérhetővé tenni, hogy ki mennyit nyomtat. Ezt speciális nyomtatókkal (amelyek pinkód bekérése után nyomtatnak csak), vagy speciális nyomtatási sorkezelő programokkal, vagy dokumentumkezelő programokkal tehetjük meg (pl. csak a SharePoint nyomtat egy szerverhez kapcsolt nyomtatóra, azokat a dokumentumokat, amelyek nyomtatásra jóvá lettek hagyva). Sokszor már az segít, ha az alkalmazott tudja, hogy minden nyomtatás visszakövethető, mert például minden nyomtatvány digitális formában automatikusan archiválódik.

Hardver szinten is sokat tudunk spórolni (kérjük szakember tanácsát már beszerzéskor, pl a cég számláit ne egy 8000 forintos hp tintasugaras nyomtatón nyomtassuk ki. Már negyedév alatt behozná az árát egy lézernyomtató ebben az esetben).
Megfelelő nyomtatót válasszunk (tintasugaras, laser, mátrix stb.) Figyeljünk arra is, hogy ha több számítógépről nyomtatunk egy nyomtatóra, akkor egy hálózatos nyomtató is gyorsan behozza az árát (nem kell az adott számítógépnek mindig bekapcsolt állapotban lennie).
Vehetünk laser nyomtatót 20.000 forintért, de 200.000 forintért is. De ne csak a nyomtató árát nézzük meg ilyenkor, hanem azt is, hogy a gyártó szerint mennyire jön ki egy nyomtatás költsége. (pl., ha a 20.000 forintos nyomtatóval 8 forintra jön ki egy lap, a 200.000 forintos esetében 3 forintra, akkor 36000 lap után már megtérül a drágább nyomtató, ami valószínű még gyorsabb is, valamint sok egyéb funkciót is szolgáltat, és nagyobb az élettartama is).

Papír szinten is lehet spórolni. Figyeljünk oda, hogy az olcsóbb papír általában azért olcsóbb, mert gyengébb a minősége. Ha ezért sokszor gyűri be a nyomtató a papírt, több lapot vesz fel egyszerre, akkor sokat nem nyertünk. Ellenőrizzük a papír minőségét, és csak utána vegyünk nagyobb mennyiségben. A helytelen papír tárolás is okozhat gondot (pl. ha nedves helyiségben tároljuk a papírt, akkor könnyen megszívja magát és máshogy viselkedik nyomtatás alatt, tapad, rossz minőségű a nyomtatás stb.
Ha céges dokumentum formátumot használunk, akkor kérjünk árajánlatot nyomdáktól, mert lehet, hogy olcsóbbra jön ki, ha nyomdával nyomtattatjuk rá a céges logót, mint minden dokumentum esetében a helyi nyomtatóval.

Érdemes felmérnünk, hogy milyen költséggel jár nekünk a dokumentumok létrehozása, kezelése, keresése, archiválása – sokan talán azért nem tervezik meg alaposan a dokumentumok kezelését, mert nincsenek tisztában azzal, hogy mennyi pénzt költenek el erre és mit is lehetne spórolni. Spórolás alatt nem csak azt értem, hogy olcsóbb tintával nyomtassunk, hanem, hogy minden, ami felesleges, ami nem termel értéket, azt küszöböljük ki.
Nézzük át, hogy milyen folyamatok lehetnek, és mivel tudnánk ezt kiváltani:

Gondok a létrehozáskor kezdődnek. Sajnos ma még mindig nagyon sok dokumentumot kell kinyomtatnunk, mert csak így fogadják el (pl. digitális számla kibocsátáshoz a befogadó oldalnak is hozzá kell járulnia, hisz ha Ő nem tudja „elolvasni”, akkor nem állíthatunk ki digitális számlát, nem kényszeríthetjük rá vevőinkre egy új technológia bevezetését). Ezt nem tudjuk elkerülni, de mit is tudunk itt megspórolni.

Gondolom nem csak velem fordul elő, hogy a kinyomtatott dokumentumon veszem észre a hibát (ha végig megyünk a munkahelyeken akkor mindjárt látható, hogy hol mennyi ilyen selejt képződik, és hol kell jobban odafigyelni). Érdemes bevezetni, hogy nyomtatás előtt nézzük át ismét, vagy nézessük át mással a dokumentumot (preview). Megadhatunk szabályokat (stílus, tartalom, stb.), amik alapján ellenőrizhetjük, úgymond meózhatjuk szabályok alapján a dokumentumokat. Talán ez plusz munkának tűnik, de nem csak az újranyomtatást ússzuk meg, hanem az olyan kimenő iratokat is, amelyeket nem kellene kiadni helyesírási, tartalmi, vagy csak a cég arculatába nem illeszkedő okok miatt. Valamint sok egyéb hibát is korai szakaszban meg tudunk fogni (pl. rossz árakkal adunk ki árajánlatot)
Néhány tipp:
• Készítsünk saját stílust, és ezt tartsuk be (ez word esetén szinte a legegyszerűbb, módosítsuk a normal.dot-ot, hogy mi legyen az alapértelmezett betűtipus, formázás, fejléc, lábléc stb.).
• Készítsünk dokumentum sablonokat (Word). Hány olyan munkahelyet láttam, ahol mindig az utolsó levelet nyitják meg, kitörlik a tartalmát, és ebben hozzák létre az új levelet – rossz esetben még felül is írva az eredetit. Ha sablont használunk, elkerüljük ezeket a felülírásokat, valamint azt a felesleges munkát, amivel a „tisztogatás” jár. Sokan nem ismerik a sablonokat, pedig csak ki kell törölni az egyedi információkat, majd elmentenünk sablonként és már használhatjuk is új dokumentum létrehozásánál! És ugye ilyenkor mentésnél, majd nem a sablont írjuk felül, hanem ki kell választanunk az elkészült dokumentum nevét.
• Dokumentumhoz adjunk információt (kinek szól, ki hozta létre, témakör, ellenőrizte, stb.). Ezt vagy a dokumentumon belül tároljuk, vagy használjunk iktató programokat, vagy dokumentumkezelő programokat (pl. SharePoint). Legegyszerűbb módja, ha a dokumentum elején, vagy végén készítünk egy táblázatot ezekkel az információkkal.
• Már létrehozáskor gondoljunk a keresésre. Nincs annál rosszabb, amikor meg sem találjuk, azt sem tudjuk mi a neve, hova mentettük. Nahát hozzuk újra létre. Ezt gondos tervezéssel, vagy egy jó program bevezetésével mind ki tudjuk védeni (egy program sem védi ki az ilyen hibákat, ha nem tervezzük meg a folyamatokat, és nem alkalmazunk szabályokat). Nem kell bonyolult dolgokra gondolni (pl. minden levelet a levél\akt hónap vagy levél\ügyfél mappába mentünk stb.)
• Ezek oktatása. Sokat spórolunk meg, ha ezeket egy szabálykönyvben összeollózzuk, így a friss munkaerőnek könnyebben átadható a tudás. De az ellenőrzés ilyenkor sem maradhat el. És ezeket mindig ellenőrizi kell . (nem rég találkoztam a következővel: az alkalmazott panaszkodott, hogy nem tudja használni az Open Office-t, mivel nem ismeri, kiharcolta, hogy neki vegyenek ms officet, ahogy megkapta az office 2007-et, megint jött, hogy Ő ezt sem ismeri, kéri az oktatását – 1. kérhette volna egyből az OpenOfficnak is, 2. nem egy szoftvert kellen megtanulni, hanem funkcionalitást)
• Kerüljük a másolást (Ctrl + C, Ctrl + V). Rengeteg hiba forrása. Ott ahol ez gyakran előfordul, érdemes átnézni a munkafolyamatot és változtatni. Gondoljunk bele, eleve duplikáltan fogunk információt tárolni.

Sokszor csak nyomtatás után derül ki, hogy nem is kellett volna kinyomtatni. A projekt már lezárult, az akinek szól a dokumentum, nem is kéri stb..
Ezt talán azzal tudjuk kikerülni, ha amíg csak lehet digitális formátumban tartunk mindent nyilván, és csak akkor nyomtatunk, amikor már az információt hordozó papír elhagyná a cégünket. Ezt folyamatszervezéssel, valamint célprogramokkal tudjuk támogatni (ezek olyan dokumentumkezelők, amelyek a nyomtatásra megjelölt digitális dokumentumokat egy helyről automatán nyomtatják, esetleg iktatják, borítékolják stb.).

Ha lehet mindent digitálisan archiváljunk, iktassunk. Már kis cégnél is hamar megtérül az a plusz munka, egy ilyen program bevezetésének költsége, szükséges hardver (pl. scanner) bekerülésének összege. Hiszen itt hatalmas kiadások mehetnek el.
Pl. nézzünk egy céget, aki naponta 200-500 számlát állít ki, és ezt archiválja. Napi egy mappa, a számlák lefűzése mondjuk sorszám szerint, az havi 20-25 mappa, éves szinten egy nagy salgó polcot meg is töltenek ezek(300 mappa!!!), kereséskor megtalálni a mappát, majd a mappából a szükséges számlát.Mit nyerünk egy iktató programmal? Gyors keresés(pl. az összes olyan dokumentumot keressük amiben előfordul a magnetofóbia kifejezés), könnyebb archiválás (nem kell félni, hogy leég az irattár, hiszen digitálisan több példányunk is lehet), minőség javítása, jó esetben még statisztikákat is nyerhetünk (ami nagyon fontos)

Karácsonyi ajánlatunk 2009. február 1.-ig, minden megrendelőnknek 20%-os kedvezményt biztosítunk. Megrendelésnél kérjük tüntessék fel a KARÁCSONY2008 kódot…

Miért jó számlázóprogramban kézi bizonylattömböket kezelni? Mindig, minden vállalkozásnál elő fog fordulni, hogy néha napján kézi számlát kell kiállítani, mert nincs nálla a laptopja, áram szünet van stb.
Ebben az esetben viszont el fog csúszni a készlete, hiszen a kézzel kiállított számla nem fogja csökkenteni a program által nyilvántartott készletet, nem fogja látni a kimutatásokban a számla által generált forgalmat stb.
Sokan ilyenkor egy szállítólevéllel korrigálják a készletet, de ebben az esetben ezek a szállítók ki nem számlázottként szerepelnek, nem a megfelelő helyen jönnek a kimutatásokban stb.
Ezért érdemes kézi bizonylatokat számlázóprogramba felrögzíteni. Kérdés ilyenkor két számlánk lesz, vagy egy? Van olyan program, amely a felrögzített bizonylatokat ebben az esetben nem engedi kinyomtatni.
Kézi bizonylatok nyomtathatók, de nem számla formátumban!!

Bizonylattömböknél kell jeleznünk, ha egy bizonylattömb egy kézi tömbnek felel meg. Ekkor ebbe a tömbbe tudunk kézi bizonylatokat felrögzíteni. Sorszámot ilyenkor nekünk kell megadni (ekkor sem lehet két azonos sorszám). Kézi számla rögzítésének módja egyébként teljesen megeggyezik a gépi számla kiállításával.