Általában programozók használnak verziókövető rendszert, de szerintem aki dokumentumokat hoz létre, módosít, legyen az egy személy, vagy több – csak nyerhet ezen rendszerek használatával. Verziókövető programok használatával minden dokumentumunk összes módosítása mindig elérhető lesz. Védve vagyunk véletlen, átgondolatlan törlések, módosítások és mentések ellen.

Általában ilyenkor adataink minimum két helyen találhatóak meg: ahol tároljuk őket, valamint a verziókövető program adatbázisában (két helyen ha csak mi használjuk a rendszert).
Használat előtt az adatokat általában frissíteni kell, hogy mindig a legfrissebb, utoljára szerkesztett állományok legyenek jelen (ez akkor fontos, ha többen használják a verziókövetett állományokat).
Kulcsot kell kérnünk a szerkesztés előtt. Ezzel megakadályozhatjuk, hogy mások is tudják szerkeszteni ezt az állományt (mások nem fognak tudni kulcsot szerezni, ha mi már kaptunk kulcsot, ez jelzi számukra, hogy valaki más már szerkeszti a dokumentumot, ettől még meg tudják nyitni).

Mentés után be kell küldenünk a módosult dokumentumot(vagy dokumentumokat). Ezzel a verziókövető adatbázisába be kerül a módosításunk.
El kell engedni a kulcsot. Ezek után már mások is tudják módosítani a beadott dokumentumot.
(Fontos: minden használat előtti sorrend: Frissítés, Kulcskérés, Megnyitás, Mentés, Beadás, Kulcselengedése)

Mit nyerünk verziókövető használatával:
Megoldjuk a konfliktusokat az egyszerre szerkesztett dokumentumoknál (doc, xls állományoknál nincs értelme egyszerre szerkeszteni egy dokumentumot).
Törlés, módosítás ellen védve vagyunk. Hiszen bármelyik előzőleg beadott verziót meg tudjuk nézni, vissza tudunk arra állni.
Adataink törlés ellen nagyobb biztonságba kerülnek. Hiszen ilyenkor minden állomány min. két helyen megtalálható (1. munkakönyvtár, 2. verziókövető adatbázisa). Ha többen használjuk hálózatban, akkor mindenkinek van egy munkakönyvtára, tehát minden gépen megtalálható minden állomány (ez ugyan hely pazarlás, de ma mikor olyan olcsók a háttértárolók, akkor ez a biztonság ennyit megér)
Megtehetjük azt is, hogy több munkakönyvtárunk van. Verziókövetett állományokat bármikor ki tudjuk frissíteni egy új mappába, és onnantól tudjuk használni, mint munkamappa.

Rengeteg ingyenes, valamint nem ingyenes verziókövető rendszer (Visual SourceSafe • Rational ClearCase • Starbase Versions (StarTeam) • MKS Source Integrity • Perforce • TeamConnection • CS-RCS • QVCS • PVCS • CVS • Team Coherence • Telelogic Synergy (Continuus) • AllChange • Code Co-op • SourceOffSite • Surround SCM • CA Harvest • AllFusion Endevor Change Manager • AllChange 2000 • P4 Version Control System • IBM Rational ClearCase • Subversion (SVN) • IonForge Evolution • Microsoft’s Team Foundation Server található.

Én az SVN ingyenes rendszert ajánlom(Tortoise-vel), ehhez hamarosan készítek egy ingyenesen letölthető telepítési és használati útmutatót.