p2mozisoft

Létre kell hozni két(vagy több) bizonylattömböt. Beállítások menü\Bizonylatok menüpont alatt. Bizonylat megnevezése legyen olyan, ami a bankszámlaszámla utal (pl. külföldi számlázás), fejlécbe írjuk be, hogy számla (esetleg invoice, rechnung stb., de érdemes magyarul is beírni pl. SZÁMLA, INVOICE). Érdemes külön sorszám intervallumot beállítani (mivel külön tömböt fogunk használni, ezért külön futó sorszámunk lesz. Pl. HU00000/YYYY a magyar számlákhoz, és EU00000/YYYY az Eu-ba kiállított számlákhoz.
Fontos: a bizonylat típusa Számla(vevői) legyen.

Az új bizonylattömb csak a program kikapcsolása és újbóli elindítása után lesz elérhető a Bizonylatok menüpont alól.

Minden egyes bizonylattömbhöz végezhetünk regisztrációt! Mikor hasznos ez?
-Más, más cég nevében akarunk számlázni bizonylattömbönként (pl. mert van kiskereskedésünk és nagykereskedésünk, de egy készlet nyilvántartásunk van)
-Tömbönként más számlaszámot akarunk megadni, az egyik ügyfélkör utalásait az egyik számlaszámra várjuk, a másikét egy másikra (pl. a román számlákhoz egy román bankszámlaszámot akarunk használni)
-Üzletkötőink nevében számlázunk (akik vállalkozók, de minek vegyenek egy külön szoftvert)
-Könyvelőiroda vagyunk, és a cégeink nevében kell kiállítani számlát, és nem akarunk cégenként beruházni egy új számlázóprogramra
-És még rengeteg példa van arra, hogy hasznos lehet ez a funkció

Bizonylattömbhöz a regisztrációt a „Módosít” gomb kis menüjéből lehet elvégezni:

Ekkor egy ugyanolyan ablak jelenik meg, mint a program regisztrációja során, ugyanazokat a lépéseket kell elvégezni. Minden bizonylattömbnél, ahol el akarunk térni, ott az ahhoz a tömbhöz igényelt regisztrációs kulcsot kell betölteni.

Van egy egyszerűbb (de nagyobb számítástechnikai ismeretet igénylő) mód, hogy egyedi számlaformátumot állítsunk be: Ez pedig, az a lehetőség, hogy minden tömb esetében lehetőség van a nyomtatási kép szerkesztésére, személyre szabására. Itt kell egy új címkét beraknunk a kívánt szöveggel.

Legtöbben csak a papír és tinta megtakarításra gondolnak, de ezen felül még számos okunk lehet használni ezt a technológiát (ha digitális számlát állítunk ki, akkor 1 oldalas számla esetében a papír alapú számla még olcsóbb is lehet, ha csak a papír és nyomtatási költséget vetjük össze a digitális számla kiállításhoz szükséges aláírás, időbélyeg költségeihez képest) ……
• Adatrögzítési hibák kiszűrése (láttam már nem egy 20-30 oldalas számlát rögzíteni)
• Adatrögzítés idejét ellenőrzésre fordíthatjuk
• Adatok gyors közlekedése (nem postával működik, bár vannak olyan rendszerek is, amelyek faxon keresztül továbbítanak adatokat, a fogadó oldal pedig digitalizálja és így fogadja) A vevő egyből látja, hogy számla lett részére kiállítva, lehetősége van még korrigálni, visszamondani stb..
• Iktatás, visszakeresés (láttunk már olyan irat raktárakat, amelyekben keresni komoly erőfeszítést jelent, nem is számítva a raktározás költségeit)
• Logisztika gyorsítása (beszerzés, szállítás, raktározás és általában az anyagi áramlások), rövidebb rendelési és szállítási idők elérése, JIT

És még megannyi specifikus előny, amely egyes iparágakra jellemző…Ez nem egy új technológia, amióta léteznek számítógépek, azóta igény, hogy a rendszerek adatokat cseréljenek egymással (Dosos rendszerekben volt, hogy floppy lemezeken cserélgettek a rendszerek egymással információt, majd fax modemen közvetlen kapcsolattal, az internet elterjedésével pedig már bűn nem kihasználni a technológia előnyeit!!) Sokan csak az EDI-t értik elektronikus adatcsere alatt, pedig teljesen mindegy, hogy oldjuk meg az információ áramlást, a lényeg, hogy hibamentesen, automatikus módszerekkel oldjuk meg az információ cserét digitálisan. Ez nem csak a globalizáció hatása, hanem egy fontos üzleti érték, amelyet észre kell venni….

„Az EDI a számítógépes rendszerek, alkalmazások közti egyezményes szabványok szerinti elektronikus úton történő adatcserét jelent. Pontos definíciója az, hogy az EDI általánosan elfogadott szabályok és eljárások összessége, amelyek lehetővé teszik a kereskedelmi ügyletek elektronikus lebonyolítását strukturált adatok cseréjét elektronikus formában, szabványos formában. Az EDI alkalmazása a dokumentumcsere automatizálását jelenti.”
Elektronikus számla szabványa leírja egy számla XML jellemzőit, szabványosítja annak formátumát. Vagyis két különböző rendszerrel készített xml állománynak azonos formátumúnak kell lennie, valamint a más rendszerekben készült állományokat tudnia kell kezelni (ha ezzel a funkcióval rendelkezik a rendszer).

Ez a technológia(EDI) sokáig csak a nagy cégek, vagy drága rendszerek sajátossága volt. De lehet ezt nem csak enterprise szinten végezni, valamint lehet a rendszert részben használni, olyan szinten, hogy kis cégek is nyerjenek vele. Kis és közepes cégeknél is nagyon hasznos szolgáltatás a számlák xml alapon való kibocsátása, vagy bekérése, illetve elektronikus adatáramlásra(EDI). Nézzünk egy példát, ahol naponta nagyon sok számlát fogadnak be, vagy keveset, de azok több oldalasok. Ott elég nagy munkát jelent (több alkalmazott is lehet), akik a „bevételezést” elvégzik. Egy több (mondjuk 20-30 oldalas) számla „begépelése”, akár egy fél napját is elveheti az alkalmazottnak (ne is beszéljünk az elgépelés veszélyéről, a tévesztésről stb., ha már bevételezést elrontjuk, és a rendszerbe került adatok tévesek, akkor ezt a hibát, már nehezen tudjuk észrevenni, javítani. Kimutatások, elemzések is ezeken az adatokon dolgoznak, gondoljunk bele!).

Viszont ha a számlát megkapjuk xml-formátumban is, és rendszerünk alkalmas ezen formátum beolvasására. Akkor felgyorsul a „robot munka”, valamint hiba mentesebb lesz. Ekkor már csak arra kell figyelnünk, hogy az xml-ben levő adatokat tudjuk értelmezni (pl. a beszállító termék megnevezését a mi rendszerünk fel tudja ismerni). Ez nem csak számunkra lehet hasznos technológia, hanem vevőink számára is (és reméljük, hogy ezzel sikerül egy jó pontot elérni náluk)!

Nézzük át a számlázás munkamenetét:
Beszállító számla kiállítása
XML állomány létrehozása a számlából
XML állomány eljuttatása hozzánk (mint vevőhöz)
XML állomány feldolgozása (adatok kinyerése, ebből bevételezés, számla iktatása, beszállítói termékek összefésülése a saját termékeinkkel)
Ellenőrzés, adatok elfogadása, bizonylat iktatása, készlet módosítása stb..
..
..
Vevői számla kiállítása
Számla alapján XML állomány létrehozása
XML állomány eljutatása a vevőnek..
És így tovább……

“az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről

I. Az elektronikus úton kibocsátott számlákról általában

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfatv.) 174. § (1) bekezdése alapján számla [ide értve az Áfatv. 176. § (1) bekezdése alapján egyszerűsített adattartalommal rendelkező számlát is] elektronikus úton is kibocsátható.

Az Áfatv. 259. § 5. pontja szerint elektronikus úton kibocsátott számlának minősül a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére az adatok vagy – digitális tömörítés felhasználásával – adatállományok elektronikus úton történő továbbítása, személyes rendelkezésre bocsátása telefonvezetékes, rádiós, optikai vagy egyéb elektromágneses rendszeren keresztül, elektronikus adatfeldolgozás céljára.

Az elektronikus számlázás számlakibocsátónál történő bevezetése nincs hatósági engedélyhez kötve, az adózó maga választja meg (akár számlánként) az általa alkalmazott számlázási módot, vagyis hogy papíralapon vagy elektronikus úton bocsát-e ki számlát………….”

http://www.apeh.hu/adoinfo/afa080101_hatalyos/elektronikus_szamla.html

Több, távoli telephelyen, számítógépen akarjuk használni programunkat egy adatbázisról? Több helyről akarunk számlázni, rendelni, készletet ellenőrizni stb.? Egyszerű, olcsó megoldást keresünk?

Megoldás: XP/VS Terminal Server Lite program

Mire képes a program? Képesek vagyunk a program segítségével a „szerverünk”-re csatlakozni, ott programot elindítani, használni. A program a szerverünkön fut, viszont a mi számítógépünkön látható. Ehhez szükség van egy felhasználóra a szerverünkön. Ez lehet akár XP home is. Fel kell vennünk annyi felhasználót, ahánnyal csatlakozni kívánunk távolról (ez a felhasználó közben nem lehet bejelentkezve). Szükség van egy terminál kliens programra (általában XP-től már alapból megtalálható a gépünkön Kellékek menüpont alatt, de ha nincs akkor innen letölthető..).
A XP/VS Terminal Server programot fel kell telepítenünk a szerver számítógépünkre, regisztrálnunk kell a licenszünket, és már kapcsolódhatnak is a távoli gépek a számítógépünkre. Miközben a távoli felhasználók kapcsolódnak gépünkre, mi közben tudjuk használni a számítógépet! Nem látjuk, hogy a felhasználók mit csinálnak….A legfontosabb, hogy egyszerre tudjuk használni a gépünket a több csatlakozott felhasználóval…

Mibe kerül ez nekem? Lite verzió alkalmas a legtöbb feladatra, tehát elég ebből vásárolunk hozzáférést. 1 kapcsolat (egyidejűleg) ~ 30eur, 3 kapcsolat ~70eur. Ez azt jelenti, hogy egy időben, max ennyien kapcsolódhatnak a szerverünkre. De több felhasználónk is lehet. Ez nem időre, hónapra szól. Tehát egy licenszet használhatunk korlátlan ideig. Úgy gondolom, ez egy olcsó alternatíva kis cégeknek….

Sokan várják el, hogy ha vásárolnak egy ügyviteli programot(pl. számlázót), akkor azt több helyről is tudják kezelni, több felhasználóval. És ez a több hely sokszor, nem egy területen található (kis cégeknél ez általában a boltot, és a cégvezető otthonát, esetleg az üzletkötő laptopját jelenti. Kérdés, hogy ezt az ügyviteli programnak kell-e tudnia?
Ha ezt az ügyviteli program tudná, akkor valószínűleg egy adott módon tudná, és ahány felhasználó, annyi féle megoldást igényelnek ezen a területen. Ezért célszerűbb ehhez célprogramok használata (közép és nagy vállalatoknál drága szoftveres megoldásokat használnak, de ezek többsége olcsón is elérhető, ez a program egy ilyen eszköz)

Mennyire biztonságos? Közepesen biztonságos! Szakember segítségével ez a biztonság növelhető (pl VPN, fix ip,router tűzfal és egyéb beállítások segítségével). Válasszunk a windows “szerverünkön” a távoli felhasznáóknak hosszú és biztonságos jelszavakat.

Ügyfeleinknek igény szerint beszerezzük a programot, segítünk a telepítésben és konfigurálásban!

Program letölthető innen..

Számlázó program, vagy komplett rendszer, vagy több milliós ERP rendszer. Melyek azok a részek ahol az ügyfél ezekkel a rendszerekkel találkozik? Ezeken a részeken érhetünk el pozitív, vagy negatív benyomásokat – persze még millió egyéb helyen (áru, szolgáltatás minősége, pontosság), de most csak a szoftverek oldaláról vizsgáljuk meg.
1. Legtöbb esetben a vevői számla, rendelés visszaigazolás, szóval valami kimenő bizonylat
2. A rendszer sebessége (ha leadunk telefonon, vagy személyesen egy rendelést, akkor ne kelljen ott állnunk 20 percig várva a rendszerre)
3. Online megjelenés esetén még más részek is szóba kerülhetnek.

Szóval igazából 2 lényeges dolog van, amire oda kell figyelnünk, amikor egy szoftver rendszert választunk (ugye ehhez még rengeteg egyéb tartozik). Én most csak az ügyfél szemszögét tartom fontosnak. Rengeteg olyan céggel találkoztam, akik viszonylag drága (akár több milliós) rendszerrel dolgoznak, de a kimenő számlájuk formátuma, elrendezése csúnya. Lehet, hogy a rendszer még tudná is a „szép” számla képet, de már arra nem volt pénz, hogy ezt ki is alakítsák (miközben az egész rendszer bekerülése, mondjuk 20-30 millió volt).

Ezért javaslom, hogy erre a két tényezőre fokozottan figyeljünk oda (bizonylatok külalakja, valamint a rendszer átlagos sebessége – ha ezzel az ügyfél szembesülhet) !!!….

Új program megvételekor szembesülnünk kell azzal a ténnyel, hogy ezt a programot használni is kell, és lehetőleg minél gyorsabban. Ha egy cég beszerez egy új programot, akkor azt meg kell ismerni (ritka az olyan program, ami annyira egyszerű, hogy megtanulásához nincs szükség időre, minden magától értetődő.) Vannak olyan személyek, akik gyorsabban megtanulnak egy programot használni, vannak, akik jóval lassabban. Sokan csak úgy képesek erre, hogy először felírják az összes lépést egymás után, majd csak hetek gyakorlata segíti őket a program tényleges elsajátításában.
Gondolom, senki nem akar hosszabb időt eltölteni egy új program megtanulásával. A cégvezetők pedig azt szeretnék, hogy az alkalmazott minél gyorsabban kezelni tudná a programot (esetleg majd egy új alkalmazott is meg tudja ezt tenni).

Nyomtatott dokumentáció megléte nagyon fontos, viszont szerintem az elektronikus dokumentáció (súgó) megléte sokkal fontosabb. Tény mindenki jobban szeret olvasni papír alapú információt, viszont sokkal könnyebb elektronikus dokumentációban megtalálni a szükséges információkat.

Kezdeti oktatás megléte nagyon fontos. Veszünk egy számlázó programot, az alkalmazottunk gyorsan megtanulja az oktatás alatt a program használatát. Viszont, ha Ő elmegy a cégtől, vajon az utóda miből fogja ezt a tudást elsajátítani (jó esetben még az elődjétől). Ezét tartom fontosnak az oktató videókat. Videó bármikor elővehető, a folyamatok gyorsan megtanulhatóak általa. Sőt, még akkor is alkalmazható, ha elfelejtünk egy folyamatot.

Ott van még a fórum, az információ szerzés csúcsa. Nem csak kérdezhetünk egy fórumban, hanem a már feltett kérdések és arra adott válaszokból gyorsan tanulhatunk. Olyan információhoz juthatunk, amit nem is gondoltunk volna. Olyan hibákat kerülhetünk el, amelyekbe már mások beleestek, de mivel ezt leírták, nekünk már nem kell.

 Loading ...

Két célból lehet fontos számláinkat archiválni elektronikusan:
1. Nagyságrendekkel gyorsabb lehet előkeresni így egy számlát, mint papír formátumban (ez függ a számláink mennyiségétől, valamint papír alapú archiválási rendszerünktől. Kevés számlánál akár még gyorsabb is lehet a papír alapú archiválás, pl. ha munkaidőben nincs bekapcsolva mindig a számítógépünk, egy mappában található az összes számlánk stb.)
2. Pénzt akarunk megspórolni azáltal, hogy számláink másod, vagy harmadpéldányát nem nyomtatjuk ki, hanem a törvényi előírásoknak megfelelően elektronikusan archiváljuk. Ezt csak akkor ajánlom, ha az a költség, amit megspórolunk, havi 5000 ft fölé tehető.

Milyen költségek spórolhatóak meg így? Nyomtató tinta, papír, valamint az archiválás költségei (mappák, szekrények, raktárhelyiségek stb.) Nagy és közepes cégeknek jobban megéri az elektronikus számlaarchiválás, mint kis cégeknek. Viszont ha cégünk elektronikus számlákat kénytelen kiállítani, akkor mindenképpen megéri.

Mit kell tennünk elektronikus számlaarchiváláshoz? Számlázó programunknak nem csak papír alapú számla kimenettel kell rendelkeznie, hanem valamilyen elfogadott dokumentum formában, is tudnia kell ezeket, a számlákat előállítani (ajánlott a pdf formátum, Teller számlázóban csak egy beállítás, hogy a nyomtatott számlákat pdf formában is előállítsa, a megadott mappába). Valamint szükség van egy fokozott biztonsági tanúsítványra, valamint egy időbélyeg szolgáltatóra (m.o.-n jelenleg 2-3 ilyen cég van, aki ilyeneket szolgáltat). Ezen kívül már csak egy automata megoldásra lehet szükségünk (ezt megtehetjük manuálisan is persze, Teller számlázó mellé igény esetén ingyenesen adjuk ezt a megoldást), ami naponta adott időben „learchiválja” számláinkat.

Mi történik a learchiválás alatt? Pdf alapú számláink egy konténerbe kerülnek, amiről a megfelelő program gondoskodik. Majd ez a konténer egy időbélyeget kap (az időbélyeg mutatja meg, hogy a számla, abban az időpillanatban már létezett abban a formátumban). Ezek a bizonylatok nem módosíthatóak, semmilyen formátumban sem!

Milyen költséggel lehet ebben az esetben számolni: 3-6 ezer forint havi kiadás, megoldástól függően.

Kis vállalkozásoknál is gyakran fellép az igény, hogy több telephelyről is tudjanak számlázni. Ez az igény általában a céget és a tulajdonos otthonát jelenti, de egyéb helyzet is lehetséges. Mit lehet ilyenkor tenni. Mire van szükség? Milyen megoldások jöhetnek számításba? Én most a lehető legegyszerűbb, és olcsó megoldásokat szeretném felvázolni, közép és nagy cégeknél nem ilyeneket szoktak használni, ugye ott más költségeket tudnak felvállalni.

Kérdés, hogy a cég kezel-e készletet, és ha igen, akkor a két telephelyről is akarják-e ezt a készletet módosítani (számlázni)?

–Ha nem kezelnek készletet, akkor kézenfekvő megoldás lehet egy olyan számlázó program használata, amelynél beállítható a számla sorszámának formátuma. Cégnél pl. C00001.. a használt formátum, otthon pedig a H000001 …, így nyugodtan számlázhatnak, hisz két különböző sorszám intervallumot, vagy mondhatnám bizonylattömböt, használnak – nem lesz sorszám kihagyás. Teller számlázó program ideális erre az esetre, hiszen korlátlan számú bizonylattömb létrehozható benne. Teller számlázó program licensze a cégnek megengedi, hogy korlátlan számú számítógépre legyen telepítve a szoftver. Itt több megoldás is szóba jöhet azért még, pl. két különböző program használata. Ami nem ajánlott szerintem, mert két programot kell megvenni, két programot kell megtanulni stb.

 –Ha szeretnének készletet kezelni, erre is több egyszerű megoldás található.

a). Használjanak két raktárat, a céges programmal az egyik raktárból, az otthoniból a másik raktárból számláznak, a két raktár között szállítón, vagy raktári áru mozgatással tudnak készletet mozgatni (nem a legegyszerűbb megoldás).

b) Létesítsenek összeköttetést a két számítógép között, ha mind a két helyen van internet. Ennek több módja van, erről bővebben a következőkben írok!

 Minden internetre csatlakozott számítógépnek van egy azonosító száma, úgynevezett IP címe az interneten (ip v4 esetében valami ilyesmi formátumban 212.145.158.152). Minden gépnek más az IP címe, a gépek ezek alapján találják meg egymást az interneten (domain nevek is mindig egy IP-t jelentenek, amit speciális szerverek, a domain név szerverek tárolnak. Ha mi a böngészőnkbe beírjuk a www.google.com címet, akkor a számítógépünk egy domain név szervert keres fel, akit megkér arra, hogy a megadott címhez tartozó IP címet adja meg neki. Ha ezt megkapja, akkor már tud csatlakozni az adott oldalhoz)

 A probléma az, hogy az IP címünk nem mindig ugyanaz (a legtöbb szolgáltató plusz havi költségért tudnak adni egy IP címet, és ekkor már mindig ugyanaz lesz az IP címünk) és így nem egyszerű megtalálni azt a számítógépet, amihez csatlakozni akarunk (pl. a cégnél levő géphez) Milyen megoldások lehetnek?

 -Fix IP-t kérünk a szolgáltatótól (ez a havi 2500-6000 plusz költséget jelenti, ebben az esetben lehet nem ez a legolcsóbb megoldás)

-Dinamikus domain nevet regisztrálunk, amit valamilyen kis programmal naprakészen tartunk. Itt vannak ingyenes megoldások.

-VPN kapcsolatot építünk fel a két gép között, erre léteznek már ingyenes programok, sőt olyanok is, amik kevés adminisztrációt igényelnek, és egyszerű beállítani őket.

 Az első két megoldásnál még meg kell oldanunk, a biztonságot is. Ha az internetre vagyunk csatlakozva, akkor nem csak az általunk kívánt számítógépek tudnak hozzánk csatlakozni, hanem bárki (és rengeteg rosszakaratú egyén található az interneten, akik akár mindenféle szakismeret nélkül, speciális programokkal támadják az interneten található számítógépeket. Ahhoz, hogy a két számítógép tudjon egymással kommunikálni, különböző kapukat kell kinyitogatni a gépeken, és ezeken, a kapukon könnyen más is betalál.

Nézzük az általunk ajánlott legegyszerűbb megoldásokat. Ehhez speciális programokat kell telepítenünk a telephelyek számítógépeire. Azokat fel kell konfigurálnunk (hasonlóképpen, mint a Skype-t), majd használhatjuk is hálózatos számlázó programunkat. Nincs plusz havi kiadás, biztonságos, leírás alapján akár mi is be tudjuk állítani a kapcsolathoz szükséges beállításokat! Ilyen program pl. a Leaf (http://www.leafnetworks.net/download.html), vagy Hamaci (https://secure.logmein.com/products/hamachi/vpn.asp?lang=hu).

 Ezek programok beállításához hamarosan letölthetővé teszünk egy magyar nyelvű, általunk készített leírást, amely segítségével akár szakértelem hiányában is meg tudjuk teremteni a kapcsolatot telephelyeink között. Ezek után már csak programunkat kell beállítani, hogy a felépített kapcsolaton keresztül tudjanak kommunikálni egymással.