p2mozisoft

Legtöbben csak a papír és tinta megtakarításra gondolnak, de ezen felül még számos okunk lehet használni ezt a technológiát (ha digitális számlát állítunk ki, akkor 1 oldalas számla esetében a papír alapú számla még olcsóbb is lehet, ha csak a papír és nyomtatási költséget vetjük össze a digitális számla kiállításhoz szükséges aláírás, időbélyeg költségeihez képest) ……
• Adatrögzítési hibák kiszűrése (láttam már nem egy 20-30 oldalas számlát rögzíteni)
• Adatrögzítés idejét ellenőrzésre fordíthatjuk
• Adatok gyors közlekedése (nem postával működik, bár vannak olyan rendszerek is, amelyek faxon keresztül továbbítanak adatokat, a fogadó oldal pedig digitalizálja és így fogadja) A vevő egyből látja, hogy számla lett részére kiállítva, lehetősége van még korrigálni, visszamondani stb..
• Iktatás, visszakeresés (láttunk már olyan irat raktárakat, amelyekben keresni komoly erőfeszítést jelent, nem is számítva a raktározás költségeit)
• Logisztika gyorsítása (beszerzés, szállítás, raktározás és általában az anyagi áramlások), rövidebb rendelési és szállítási idők elérése, JIT

És még megannyi specifikus előny, amely egyes iparágakra jellemző…Ez nem egy új technológia, amióta léteznek számítógépek, azóta igény, hogy a rendszerek adatokat cseréljenek egymással (Dosos rendszerekben volt, hogy floppy lemezeken cserélgettek a rendszerek egymással információt, majd fax modemen közvetlen kapcsolattal, az internet elterjedésével pedig már bűn nem kihasználni a technológia előnyeit!!) Sokan csak az EDI-t értik elektronikus adatcsere alatt, pedig teljesen mindegy, hogy oldjuk meg az információ áramlást, a lényeg, hogy hibamentesen, automatikus módszerekkel oldjuk meg az információ cserét digitálisan. Ez nem csak a globalizáció hatása, hanem egy fontos üzleti érték, amelyet észre kell venni….

Miért nehéz a cég számára megfelelő rendszer választása? A legtöbb megkeresett cég eladni szeretne, és valószínűleg a saját rendszerét szeretné „ránk sózni”. Igen, mi is eladni szeretnénk, de NEM minden áron….
Olyan független szakemberek tanácsára lenne szükség, akik csak a „tanácsadást” akarják nekünk eladni (esetleg mérhetővé teszik az új rendszer által élvezett előnyöket). Úgy gondolom, hogy a jó szakember csak olyan terméket hajlandó eladni, ami megfelel a vevőjének (pl. elvárom azt a fodrászomtól, hogy megmondja, hogy Ő ezt nem csinálja meg, mert ez rosszul fog kinézni- Ő a szakember, és remélhetőleg jó szakember. Vagy elvárom, hogyha elviszem a kocsimat szervízbe, akkor ne csak azt csinálják meg amiért elvittem, hanem figyelmeztessenek az egyéb “megtalált” hibára is.)

Mi szokott lenni a baj?
• Túl drága rendszert választunk, és a bevezetés után már nem költünk rá (rendszerint az oktatás, bevezetésen már spórolunk). Ne csak a program árát mérlegeljük! Más költségek is szóba jöhetnek!
• Olyan rendszert választunk, ami nem változtatható (kis igények is hatalmas gyorsítást eredményeznének) Ennek több oka is lehet (pl. dobozos termék, vagy a fejlesztés olyan költség, amelyet nem tudunk megfizetni (ált. nagy rendszereknél SAP,stb.)
• „Dobozos” terméket vásárolunk, de az nem elég számunkra. Itt megint nem fogunk tudni változtatást elérni. Vásárlás előtt mérjük fel, hogy milyen áron tudunk fejleszttetni.
• Túl bonyolult rendszert választunk. Nincs a cégnél olyan alkalmazott, akinek megfelelő számítástechnikai affinitása lenne, nem tudjuk a rendszert használni. Bármilyen rendszert választunk, nem fog helyettünk gondolkozni! Alapvető számítástechnikai ismeretek szükségesek lesznek…
• A rendszer nem tudja azt, amit szeretnénk (remélhetőleg ez a legritkább) Töltsünk le demókat, azokat próbáljuk ki! Olvassunk bele a leírásokba és ne döntsünk olcsó programok esetén se gyorsan.
• A rendszer nem rendszer, csak egy program. Még mindig túl sok „excel” állomány „dolgozik a rendszerben”. Sokszor tényleg csak egy programra van szükségünk, mert túl kicsi még a cégünk, kevés adattal dolgozunk stb.
• A rendszer ugyan megpróbálja lefedni az egész informatikai rendszert, de több részen nagyon gyenge. Sokszor lefedhető a rendszer több programmal is, több gyártótól.
• Stb.
Szóval, ha egy program, vagy egy teljesen rendszer bevezetésén gondolkozol, akkor-. Gondold át a lehetséges (pl. az előzőleg felsorolt) kockázatokat. Mérlegeld, tervezz. Nézz meg több rendszert, esetleg működés közben. Nem egyszerű egy rendszer, de egy kis program bevezetése sem…

Számlázó program, vagy komplett rendszer, vagy több milliós ERP rendszer. Melyek azok a részek ahol az ügyfél ezekkel a rendszerekkel találkozik? Ezeken a részeken érhetünk el pozitív, vagy negatív benyomásokat – persze még millió egyéb helyen (áru, szolgáltatás minősége, pontosság), de most csak a szoftverek oldaláról vizsgáljuk meg.
1. Legtöbb esetben a vevői számla, rendelés visszaigazolás, szóval valami kimenő bizonylat
2. A rendszer sebessége (ha leadunk telefonon, vagy személyesen egy rendelést, akkor ne kelljen ott állnunk 20 percig várva a rendszerre)
3. Online megjelenés esetén még más részek is szóba kerülhetnek.

Szóval igazából 2 lényeges dolog van, amire oda kell figyelnünk, amikor egy szoftver rendszert választunk (ugye ehhez még rengeteg egyéb tartozik). Én most csak az ügyfél szemszögét tartom fontosnak. Rengeteg olyan céggel találkoztam, akik viszonylag drága (akár több milliós) rendszerrel dolgoznak, de a kimenő számlájuk formátuma, elrendezése csúnya. Lehet, hogy a rendszer még tudná is a „szép” számla képet, de már arra nem volt pénz, hogy ezt ki is alakítsák (miközben az egész rendszer bekerülése, mondjuk 20-30 millió volt).

Ezért javaslom, hogy erre a két tényezőre fokozottan figyeljünk oda (bizonylatok külalakja, valamint a rendszer átlagos sebessége – ha ezzel az ügyfél szembesülhet) !!!….

Gondoltál-e már saját igényeid alapján egy új szoftver kifejlesztésében (egy szoftverfejlesztő cég segítségével)? Gondolkodsz rajta, de nem tudod, hogy vágjál bele? Sikerült-e annak a szoftvernek a kifejlesztése, mennyire vagy elégedett vele? Hogy lehetne a sikerességre garanciát kapni? Garanciát sehogy, legyen az a világ legjobb fejlesztő csapata!
Viszont, vannak technikák, amelyek biztosíthatják, hogy a lehető legtöbbet hozzatok ki a készülő szoftverből, időre készüljön el, olyan legyen, amilyet te szeretnél…

1. A kulcs szó, az Agilitás, és az agilis szoftverfejlesztési technikák. Ma már nálunk is kezd elterjedni az igény megrendelő és kivitelező oldalról is. Interneten elég sok anyag található (Scrum, Xp stb.)…..
2. Rengeteg munkát kell a megrendelőnek is vállalnia a projektben. Nem csak az elkészült végterméket kell megnézni, hanem a lehető leggyakrabban és a lehető legtöbb időt kell eltölteni a készülő szoftverrel. Egy kicsit a fejlesztő csapat tagjává kell válni. Pontosan meg kell tudni fogalmazni az igényeket. Megrendelő nélkül nincs késztermék, csak félkész termék!
3. Fel kell készülni arra, hogy a komplex programok természeténél fogva, alapos oktatás (tanulás) szükséges. Amit meg kell követelni magunktól (vagy alkalmazottainktól) és a kivitelező cégtől is (nem maradhat el).
4. Ne csak a saját véleményüket, igényünket akarjuk a leendő szoftverben megvalósíttatni, hanem kérjük ki munkatársaink és a kivitelező véleményét is. Próbáljunk meg minél többet lefedni az Új szoftverrel, ne kelljenek majd még egyéb programok.
5. Pontos szerződés, ami nem csak a készülő szoftver funkcionalitását, hanem a karbantartást, oktatást, határidőket is tartalmazza.

Remélem nem ijeszttettelek el, hanem kedvet kaptál. Viszont látni kell a feladat nagyságát, itt nem egy kilogramm almát vásárolsz, hanem egy egyedi alkotást (más kivitelezővel valószínű más program lenne a végeredmény). Örömmel vennénk, ha velünk szeretnél ezen az ösvényen végigmenni…

Új program megvételekor szembesülnünk kell azzal a ténnyel, hogy ezt a programot használni is kell, és lehetőleg minél gyorsabban. Ha egy cég beszerez egy új programot, akkor azt meg kell ismerni (ritka az olyan program, ami annyira egyszerű, hogy megtanulásához nincs szükség időre, minden magától értetődő.) Vannak olyan személyek, akik gyorsabban megtanulnak egy programot használni, vannak, akik jóval lassabban. Sokan csak úgy képesek erre, hogy először felírják az összes lépést egymás után, majd csak hetek gyakorlata segíti őket a program tényleges elsajátításában.
Gondolom, senki nem akar hosszabb időt eltölteni egy új program megtanulásával. A cégvezetők pedig azt szeretnék, hogy az alkalmazott minél gyorsabban kezelni tudná a programot (esetleg majd egy új alkalmazott is meg tudja ezt tenni).

Nyomtatott dokumentáció megléte nagyon fontos, viszont szerintem az elektronikus dokumentáció (súgó) megléte sokkal fontosabb. Tény mindenki jobban szeret olvasni papír alapú információt, viszont sokkal könnyebb elektronikus dokumentációban megtalálni a szükséges információkat.

Kezdeti oktatás megléte nagyon fontos. Veszünk egy számlázó programot, az alkalmazottunk gyorsan megtanulja az oktatás alatt a program használatát. Viszont, ha Ő elmegy a cégtől, vajon az utóda miből fogja ezt a tudást elsajátítani (jó esetben még az elődjétől). Ezét tartom fontosnak az oktató videókat. Videó bármikor elővehető, a folyamatok gyorsan megtanulhatóak általa. Sőt, még akkor is alkalmazható, ha elfelejtünk egy folyamatot.

Ott van még a fórum, az információ szerzés csúcsa. Nem csak kérdezhetünk egy fórumban, hanem a már feltett kérdések és arra adott válaszokból gyorsan tanulhatunk. Olyan információhoz juthatunk, amit nem is gondoltunk volna. Olyan hibákat kerülhetünk el, amelyekbe már mások beleestek, de mivel ezt leírták, nekünk már nem kell.

 Loading ...

Ha használsz valamilyen programot, akkor kíváncsi vagyok mennyire vagy elégedett azzal a programmal. Többség valószínűleg nem elégedett, mitől függhet ez az elégedetlenség (én most nem foglalkoznák az olyan esetekkel, amikor a program hibás, nem működik)? Remélem, ki fogjátok fejteni véleményeteket hozzászólásban!

A program túl sok funkcióval rendelkezik, nekem ez túl bonyolult!

Ha a program a te egyedi megrendelésedre készült, akkor bizony ezek a funkciók nem kellenek neked, ez a szoftverfejlesztő hibája. Hiszen olyan funkciókkal bővítette a programodat, amiket te nem rendeltél meg. Viszont, ha ez a program „dobozos”, „tucat” termék, akkor a szoftverfejlesztő is benne van a malomban. Kénytelen egyre több funkcióval ellátni programját, hogy egy kicsivel több, egy kicsivel más legyen, mint a piacon található hasonló programok. Az is lehet, hogy ezek egy másik felhasználó igénye alapján lettek a programba megvalósítva.

Én a többleteket is két csoportba osztanám (példaként az Excelt véve)

1. csoport az olyan funkciók, amelyeket nem ismerek, de ha megismerném, biztos, hogy használnám (pl. excel egyszerűbb függvényei, szumma, átlag). Lehet, hogy vannak benne nagyon nehezen megtanulható (excel visual basic), nehezen elvégezhető funkciók, de segítségükkel sok munkát meg tudnák spórolni! Kérdés, hogy a megtanulásra fordított idő megtérülhet-e munkánk folyamán? Valószínűleg az excel programozási nyelvének megtanulása túl sok időbe kerülne, szemben azzal, hogy mennyit tudnánk használni. Ezt az időt töltsük inkább hasznosabb dolgokkal…
2. csoport az olyan funkciók, amelyeket nem fogok tudni használni, mert a napi munkámba nem szerepelnek hasonló műveletek (például, ha az excel bonyolult matematikai, statisztikai függvényei). Ezek a funkciók számomra feleslegesek. Talán az lenne a legjobb a programoknál, ha lenne egy kapcsoló (milyen felhasználó vagyok? Kezdő, gyakorlott, profi), és minden funkció be lenne sorolva egy csoportba. Minden funkció (menü, gomb, stb.) csak akkor látszódna, ha megfelel a felhasználó tapasztalati besorolásának.

Kérdés mivel lehet ezt a bonyolultságot kezelni? Olvasd el a kézikönyvet, nézd meg az oktató videókat (ha vannak ilyenek). Lehetséges, hogy ezzel olyan funkciókat ismersz meg (amit eddig nem használtál), amelyekkel hatékonyabbá teheted munkádat.

A program nem rendelkezik rengeteg funkcióval, amikre szükségem van!

Ez nagy hiba! Mit tudunk tenni? Lehetséges, hogy igényünket közöljük a program fejlesztőjével? Tudja vállalni bővítéseknek az elkészítését? Kérdés, hogy milyen áron (velünk fizeteti ki a fejlesztés egész költségét, vagy meglátja a lehetőséget, hogy ezzel is gazdagíthatja programját). Ez nagyban függ attól, hogy mi a kérésünk, ha nagyon egyedi akkor valószínűleg az első eset fog fennállni, ha mások számára is értékes, akkor remélhetőleg a utóbbi.

A nagyobb probléma, hogyha nem tudunk a fejlesztővel dűlőre jutni! Vegyünk új programot ( bevezetés, új program megtanulása, brrrr……)?  Készítessünk egy külön programot, és a kettőt együtt használjuk?

Szerintem érdemes egy program vásárlásakor legalább 5 évre előre tervezni! Meg kell nézni, hogy az üzleti tervünk fényében, milyen változásokkal kell számolni ebben az időszakban. Milyen új funkciók, bizonylatok kellenek majd. Ha van belső szabályzatunk, akkor miket fogalmaz meg ezen a téren. Ezeket vegyük figyelembe!

Túl nehézkes kezelni, billentyűről nem működik!

Ha egy számla kiállítása hosszabb időbe telik egy számlázó programmal, mint egy bizonylattömbben, akkor az már tényleg problémás. Bár, még ilyenkor is nyerhetünk (pl. könnyebb előkeresés, kimutatások stb.). Remélhetőleg te nem ilyen programot használsz. Az a jó program, ami kézre áll, billentyűről elvégezhetőek azok a műveleteket, amiket gyakran használsz.

Sajnos legtöbbünk a megszokás rabja. Ha megtanulunk egy programot kezelni, akkor furcsa ha egy másik programmal találkozunk. Valószínűleg első találkozásra bonyolultnak tűnik a legtöbb új program (ami legalább 20-30 művelettel bír). Ha van időnk, igenis próbáljuk ki a demót! Olvassuk el a dokumentációt!

A legtöbben szoftvert ismerős ajánlása vásárolnak, ha Ő elégedett, akkor valószínűleg Én is az leszek. Remélem te is elégedett vagy, ha nem akkor írd meg miért nem…

Nagy és közepes cégeknél (legalábbis a többségnél) található informatikai szabályzat. Ebben különböző szabályok, ajánlások találhatók az alkalmazottak, a munkavégzés, valamint a használt technológiákra. Ilyeneket mi magunk is kidolgozhatunk (SŐT DOLGOZZUNK KI), vagy kérhetjük szakemberek segítségét (interneten találhatóak ilyen szabályzatok). Olyan szabályokat dolgozzunk ki, amelyek hosszútávon értéket teremtenek a cégnél (lehet, hogy némely szabály betartása, megtanulása hosszabb folyamat, de ha a definiált értéket tudjuk vele hozni, akkor már megéri. Felállíthatunk informatikai mérőszámokat is. Mérjük itt is azt, ami a cégnek értéket teremt, és azt is ami nem (lásd Lean, http://kaizen.freeblog.hu/categories/Lean_iroda/)

Válasszunk olyan szoftvereket, informatikai berendezéseket, amelyek ebbe a szabályzatba a legjobban beleférnek. Ne hagyjuk magunkra erőltetni technológiákat, rosszul megalkotott szoftvereket – csak ha meg tudnak minket győzni.

 Szabályokat érezhetjük békjónak, de értéknek is. Ha megtudjuk magunkat győzni, illetve alkalmazottaknak el tudjuk magyarázni, hogy ezek hosszútávon milyen előnyöket tudnak hozni, akkor bevezetésük is könnyebb lesz. Próbáljunk meg Lean-esen gondolkodni, valahol el kell kezdenünk, vagy folytatnunk….

Ajánlott link: http://kaizen.freeblog.hu/

http://www.jdiamond.co.uk/Images/Finding_Hidden_Profit_(ET30).pdf

Kezdjük kicsiben. Határozzuk meg, hogy mit hol tárolunk a számítógépen, milyen mappa szerkezetet használunk. Ha valamire csak ideiglenesen van szükség, akkor azt mindig a temp mappákba tároljuk. Alakítsunk ki folyamatokat mindenre amit számítógéppel végzünk, levelezésre, faxolásra, számlázásra stb. Készítsünk szoftver leltárt….. , van aki a káoszt szereti, de mi ne ott dolgozzunk!