„Az EDI a számítógépes rendszerek, alkalmazások közti egyezményes szabványok szerinti elektronikus úton történő adatcserét jelent. Pontos definíciója az, hogy az EDI általánosan elfogadott szabályok és eljárások összessége, amelyek lehetővé teszik a kereskedelmi ügyletek elektronikus lebonyolítását strukturált adatok cseréjét elektronikus formában, szabványos formában. Az EDI alkalmazása a dokumentumcsere automatizálását jelenti.”
Elektronikus számla szabványa leírja egy számla XML jellemzőit, szabványosítja annak formátumát. Vagyis két különböző rendszerrel készített xml állománynak azonos formátumúnak kell lennie, valamint a más rendszerekben készült állományokat tudnia kell kezelni (ha ezzel a funkcióval rendelkezik a rendszer).

Ez a technológia(EDI) sokáig csak a nagy cégek, vagy drága rendszerek sajátossága volt. De lehet ezt nem csak enterprise szinten végezni, valamint lehet a rendszert részben használni, olyan szinten, hogy kis cégek is nyerjenek vele. Kis és közepes cégeknél is nagyon hasznos szolgáltatás a számlák xml alapon való kibocsátása, vagy bekérése, illetve elektronikus adatáramlásra(EDI). Nézzünk egy példát, ahol naponta nagyon sok számlát fogadnak be, vagy keveset, de azok több oldalasok. Ott elég nagy munkát jelent (több alkalmazott is lehet), akik a „bevételezést” elvégzik. Egy több (mondjuk 20-30 oldalas) számla „begépelése”, akár egy fél napját is elveheti az alkalmazottnak (ne is beszéljünk az elgépelés veszélyéről, a tévesztésről stb., ha már bevételezést elrontjuk, és a rendszerbe került adatok tévesek, akkor ezt a hibát, már nehezen tudjuk észrevenni, javítani. Kimutatások, elemzések is ezeken az adatokon dolgoznak, gondoljunk bele!).

Viszont ha a számlát megkapjuk xml-formátumban is, és rendszerünk alkalmas ezen formátum beolvasására. Akkor felgyorsul a „robot munka”, valamint hiba mentesebb lesz. Ekkor már csak arra kell figyelnünk, hogy az xml-ben levő adatokat tudjuk értelmezni (pl. a beszállító termék megnevezését a mi rendszerünk fel tudja ismerni). Ez nem csak számunkra lehet hasznos technológia, hanem vevőink számára is (és reméljük, hogy ezzel sikerül egy jó pontot elérni náluk)!

Nézzük át a számlázás munkamenetét:
Beszállító számla kiállítása
XML állomány létrehozása a számlából
XML állomány eljuttatása hozzánk (mint vevőhöz)
XML állomány feldolgozása (adatok kinyerése, ebből bevételezés, számla iktatása, beszállítói termékek összefésülése a saját termékeinkkel)
Ellenőrzés, adatok elfogadása, bizonylat iktatása, készlet módosítása stb..
..
..
Vevői számla kiállítása
Számla alapján XML állomány létrehozása
XML állomány eljutatása a vevőnek..
És így tovább……